EN
JP
ธุรกิจที่มีรูปแบบการทำงานหรือให้บริการลูกค้าโดยการส่งพนักงานไปปฏิบัติงานนอกสถานที่ จำเป็นต้องอำนวยความสะดวกให้พนักงานในรูปแบบต่างๆ หลายองค์กรมีการจัดรถยนต์ส่วนกลางให้พนักงานใช้เดินทางเพื่อสนับสนุนการทำงาน แต่การจองรถอาจจะกลายเป็นภาระให้พนักงานก็ได้ ถ้าองค์กรเหล่านั้นยังไม่มีระบบจองรถที่เหมาะสม
บริษัทไอโคเน็กซ์ ได้พัฒนาระบบจองรถแบบออนไลน์ไว้ใช้จองรถภายในบริษัท ช่วยให้พนักงานจองรถได้สะดวก หัวหน้างานตรวจสอบและอนุมัติการจองได้ทันที และแอดมินผู้จัดรถก็สามารถยืนยันการจองได้อย่างถูกต้อง การทำงานจึงราบรื่น ไร้ข้อผิดพลาดในการสื่อสาร เราจึงได้พัฒนาต่อยอดให้เป็นระบบ EZBooking ระบบสำเร็จรูปที่จะช่วยให้คุณจองรถ อนุมัติ และจัดรถได้ง่ายๆ โดยไม่ต้องกรอกเอกสารให้ยุ่งยากอีกต่อไป
ฟังก์ชันหลักของระบบ EZBooking
- จองรถ
เพียง log in เข้าสู่ระบบผ่านหน้าเว็บบนคอมพิวเตอร์หรือสมาร์ทโฟน พนักงานก็สามารถเลือกช่วงเวลาและรถที่ต้องการจองได้ จากนั้นกรอกข้อมูลที่จำเป็นให้ครบ แล้วกดสร้างคำขอจองรถ ระบบจะส่งอีเมลอัตโนมัติให้หัวหน้างานเพื่อทำการอนุมัติต่อไป
ในขั้นตอนสร้างคำขอจองรถ ระบบเปิดให้พนักงานกรอกข้อความเพิ่มเติมที่ต้องการแจ้งแอดมินผู้จัดรถได้ และมีช่องให้กรอกสัมภาระ กรณีต้องการแจ้งให้คนขับรถนำสัมภาระที่จำเป็นขึ้นรถให้ด้วย
- อนุมัติการจองรถ
เมื่อหัวหน้างานได้รับอีเมลแจ้งการขอจองรถของพนักงาน สามารถคลิกลิงก์ในอีเมลเพื่อเข้าสู่ระบบ EZBooking แล้วตรวจสอบรายละเอียดพร้อมทั้งอนุมัติหรือปฏิเสธการจองรถได้
ในกรณีที่อนุมัติการจองรถ ระบบจะส่งอีเมลถึงผู้เกี่ยวข้องคือแอดมินผู้จัดรถให้อัตโนมัติ และ CC ถึงพนักงานผู้จองรถให้รับทราบข้อมูลตรงกัน
หากหัวหน้างานไม่อนุมัติการจองรถ ระบบก็จะส่งอีเมลแจ้งพนักงานผู้ขอใช้รถให้ทราบเช่นกัน
- จัดเตรียมรถ
หลังจากที่หัวหน้างานอนุมัติคำขอจองรถแล้ว แอดมินจะได้รับอีเมลแจ้งรายละเอียด และสามารถคลิกลิงก์เข้าไปยืนยันการจองรถ หรือปฏิเสธคำขอจองรถที่หน้าระบบได้
นอกจากนี้ยังสามารถระบุรายละเอียดของรถที่จะมอบหมายและข้อมูลคนขับรถพร้อมเบอร์ติดต่อก่อนที่จะบันทึกข้อมูล จากนั้นระบบจะส่งอีเมลแจ้งผู้เกี่ยวข้องคือ พนักงานผู้จองรถและผู้ร่วมเดินทางทุกคน และ CC ถึงหัวหน้างาน และแอดมินให้รับทราบข้อมูลตรงกัน
ในกรณีที่มอบหมายงานให้คนขับรถที่ได้บันทึกข้อมูลไว้ในระบบ คนขับรถจะได้ข้อความแจ้งเตือนทางแอปพลิเคชัน LINE และสามารถเข้าไปดูรายละเอียดของงานที่ได้รับมอบหมายได้
ระบบจะแจ้งเตือนคนขับรถผ่านแอปพลิเคชัน LINE เมื่อได้รับมอบหมายงาน
คนขับรถสามารถคลิกดูรายละเอียดของงานบนแอปพลิเคชัน LINE
- ออกรายงาน
เมื่อแอดมินได้ข้อมูลค่าใช้จ่ายในการเดินทางจากพนักงานแล้ว สามารถป้อนข้อมูลในระบบ เช่น ค่าเช่ารถ ค่าน้ำมัน ค่าทางด่วน เพื่อนำไปออกรายงานสรุปการจองรถในแต่ละเดือน และดาวน์โหลดออกมาเป็นไฟล์ Excel ส่งให้แผนกที่เกี่ยวข้องต่อไปได้
EZBooking ช่วยแก้ปัญหาอะไรให้คุณได้บ้าง
✔ ลดความผิดพลาดในการสื่อสาร เนื่องจากระบบจะส่งอีเมลอัตโนมัติแจ้งผู้เกี่ยวข้องทุกครั้งที่มีการขอจองรถ อนุมัติการจอง และยืนยันการจัดรถ นอกจากนี้ยังมีการส่งข้อความแจ้งเตือนผ่านทางแอปพลิเคชัน LINE และอีเมล ในกรณีที่หัวหน้างานยังไม่ได้อนุมัติการจองรถ หรือแอดมินยังไม่ได้ยืนยันการจองรถ
✔ ลดขั้นตอนการทำงาน พนักงานไม่ต้องคอยสอบถามผลการขออนุมัติจากหัวหน้างาน และแอดมินไม่ต้องโทรแจ้งรายละเอียดการจัดรถ เพียงตรวจสอบผลจากอีเมลหรือในระบบเท่านั้น
✔ หัวหน้างานสามารถตรวจสอบข้อมูลและอนุมัติผ่านระบบได้จากทุกที่ ไม่จำเป็นต้องเข้าไปเซ็นอนุมัติที่ออฟฟิศ
✔ ลดการใช้กระดาษซึ่งอาจสูญหายได้ก่อนส่งถึงมือผู้อนุมัติและแอดมิน และยังช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวกับการใช้กระดาษอีกด้วย
✔ สามารถแก้ไขหรือยกเลิกการจองรถได้ทันทีหากมีการเปลี่ยนแผนการทำงาน
หากองค์กรของคุณยังไม่มีระบบจองรถส่วนกลางของบริษัท ให้ระบบ EZBooking ช่วยอำนวยความสะดวกให้คุณนะคะ
สนใจให้เรา Demo ระบบ หรือสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม ติดต่อเราได้ที่ thaisales@iconext.co.th หรือกรอกข้อมูลให้เราติดต่อกลับได้ที่
thaisales@iconext.co.th หรือกรอกข้อมูลให้เราติดต่อกลับได้ที่ Inquiry Form
ดาวน์โหลดเอกสารแนะนำระบบ EZBooking
เป็นเพื่อนกับเราเพื่อรับข่าวสารอัปเดต สแกน QR Code นี้ได้เลยค่ะ
ภาพจาก Freepik
