従業員をオフィス外に派遣して業務を運営したり、顧客サービスを提供したりする企業は、様々な方法で従業員を支援する必要があります。多くの組織は、業務関連の移動・出張のために従業員に社用車を提供しています。しかし、適切な社用車予約システムがない場合、社用車の予約は従業員にとって負担になる可能性があります。
アイコネクトは、オンライン社用車予約システムを開発しました。これにより、従業員は簡単に社用車を予約でき、上司はすぐに予約依頼を確認・承認でき、管理者は予約内容を確認し、車両を正確に確定できます。そのため、コミュニケーションエラーがなく、業務が円滑に進みます。当社は、元の社用車予約システムをEZBookingシステムに改良しました。このソフトウェアパッケージにより、紙の申込書が不要で、社用車の予約、承認、手配を簡単に完了できます。
EZBookingの主要な特徴

- 社用車の予約
従業員は、PCやスマートフォンのウェブブラウザからシステムにログインするだけで、使用する車両と時間を選択できます。必要な情報を入力して予約申請を作成した後、システムが承認依頼のメールを上司に自動的に送信します。
このプロセスの間、従業員は管理者に対して追加のメモを入力することもできます。このシステムは、従業員がドライバーに積み込んでほしい荷物に関する情報を入力できるフィールド機能も提供します。
- 予約の承認
承認者(上司)は従業員の社用車予約メールを受け取ったら、メール内のリンクをクリックしてEZBookingシステムにログインできます。その後、予約内容を確認して承認手続き(承認・拒否)を行うことが可能です。

承認結果の通知メールは管理者と依頼者に送信されます。一方、上司が予約依頼を拒否した場合、依頼者にも通知メールを送信します。
- 社用車手配
承認が完了した後、通知メールが管理者に自動的に送信されます。管理者はメール内のリンクをクリックして車を手配、若しくは予約依頼を拒否することができます。
管理者は、手配する車両の詳細(車両名、ドライバーの名前、電話番号など)を指定することもできます。その後、システムは通知メールを依頼者と乗客に自動的に送信します。

管理者が「Assign」ボタンをクリックすると、ドライバーはLINEアプリ上で通知メッセージを受け取り、手配した車情報の詳細を確認することができます。

システムはLINEアプリを通じてドライバーに新規のタスクを通知します。
ドライバーはLINEアプリでタスクをクリックして詳細を確認できます。

- レポート発行
車両予約の履歴データを利用して、レンタル料、燃料費、高速道路料金を入力することでプロジェクトのコストを計算できます。さらに、月次の社用車予約データをExcelファイルに出力し、関連部門へ共有することもできます。

EZBookingはどのような問題を解決できますか?
✔ ミスコミュニケーションの削減:EZBookingは、社用車の予約、承認、手配のたびに通知メールを関係者に自動的に送信します。さらに、上司が予約依頼を承認していない場合や管理者が予約内容を確認していない場合は、LINE アプリとメールで通知メッセージが送信されます。
✔ 作業工程の削減:従業員は上司に承認結果を尋ねる必要がなく、管理者も手配した車両の詳細を通知する車両の割り当ての詳細を通知する必要がありません。従業員はメールまたはシステムで承認結果を確認するだけで済みます。
✔ どこからでも承認可能:上司はどこからでもウェブサイトで社用車予約依頼の内容を確認し、予約依頼を承認できます。承認の署名のためにオフィスを訪問する必要はありません。
✔ 紙の使用量の削減:社用車予約用紙資料は承認者や管理者に届く前に紛失することがあります。オンラインの申請システムに移行することで紙のコストを削減できます。
✔ 柔軟な変更に対応:計画に変更があった場合、すぐに社用車予約を編集またはキャンセルすることができます。
まだ社用車予約システムがない会社様は、手配作業が円滑になるようにEZBookingをご活用ください。
EZBookingのデモ版をご覧になりたい方、より詳しく知りたい方は、どうぞお気軽に「アイコネクト」までご連絡ください。またはお問い合わせフォームをクリックしてください。
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イメージ:Freepik