EZApprove อัปเกรดใหม่! จัดการ Workflow ได้ครบ จบในระบบเดียว

ระบบ EZApprove คือระบบบริหารจัดการ workflow ที่เหมาะกับองค์กรทุกขนาด และเป็นหนึ่งในแพ็คเกจสำเร็จรูป EZ Series ที่พัฒนาโดยบริษัทไอโคเน็กซ์

ก่อนหน้านี้เราได้แนะนำเกี่ยวกับระบบ EZApprove ไว้ในบทความ สร้างแบบฟอร์มสะดวก อนุมัติไว ด้วยระบบ Workflow “EZApprove” ไปแล้ว สำหรับในบทความนี้ เราจะมาแนะนำฟีเจอร์ใหม่ที่จะช่วยให้คุณใช้งานระบบได้สะดวกและตอบโจทย์ความต้องการของคุณมากยิ่งขึ้น

EZApprove ถูกออกแบบมาเพื่อรองรับงานอนุมัติภายในองค์กรหลากหลายรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นงานฝ่ายทรัพยากรบุคคล ฝ่ายการเงิน และงานธุรการต่างๆ ที่ต้องการความถูกต้อง รวดเร็ว และลดภาระงานซ้ำซ้อนของพนักงานในแต่ละแผนก

อย่างไรก็ตาม เมื่อองค์กรเติบโตขึ้น ขั้นตอนการทำงานภายในก็มักมีความซับซ้อนมากขึ้น ทั้งการทำงานร่วมกันของหลายแผนก การอนุมัติหลายระดับ รวมถึงเงื่อนไขที่ต้องเป็นไปตามนโยบายองค์กร เราจึงได้พัฒนาฟีเจอร์เพิ่มเติม เพื่อให้ EZApprove รองรับการใช้งานจริงในระดับองค์กรได้อย่างครอบคลุมและยืดหยุ่นมากยิ่งขึ้น

EZApprove ช่วยจัดการ Workflow องค์กรได้อย่างไร

EZApprove เป็น ระบบ Workflow และการอนุมัติออนไลน์ ที่ช่วยให้องค์กรสามารถจัดการกระบวนการอนุมัติได้อย่างเป็นระบบ มีมาตรฐานเดียวกัน โดยรองรับการทำงานหลักๆ ดังนี้

สร้างแบบฟอร์มออนไลน์ในรูปแบบที่คุณต้องการ แทนการใช้เอกสารกระดาษ
กำหนดลำดับขั้นตอนและผู้อนุมัติได้ตามประเภทของแบบฟอร์ม
ส่งการแจ้งเตือนอัตโนมัติผ่านอีเมลในทุกขั้นตอนการอนุมัติ

ด้วยฟังก์ชันเหล่านี้ คุณจึงสามารถลดเวลาในการดำเนินงาน ลดความผิดพลาดจากการใช้เอกสาร และเพิ่มความเป็นระบบให้กับงานอนุมัติได้อย่างชัดเจน

เมื่อระบบ Workflow องค์กรซับซ้อนขึ้น ฟังก์ชันเดิมอาจไม่เพียงพอ

ในหลายองค์กร แบบฟอร์มหนึ่งรายการอาจไม่ได้จบที่แผนกเดียว แต่ต้องมีหลายแผนกเข้ามาเกี่ยวข้อง และต้องผ่านการอนุมัติหลายขั้นตอนตามวงเงินหรืออำนาจอนุมัติ ซึ่งหากระบบไม่ยืดหยุ่นเพียงพอ ก็อาจทำให้กระบวนการทำงานล่าช้าและเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย
EZApprove จึงถูกพัฒนาให้รองรับ workflow องค์กรที่ซับซ้อนโดยเฉพาะ เพื่อให้สอดคล้องกับการทำงานจริงขององค์กรทุกขนาด

_{คลิกเพื่อชมวิดีโอ EZApprove บน YouTube}

ฟีเจอร์ใหม่ใน EZApprove

★★ ตั้งค่าแบบฟอร์มให้รองรับการทำงานร่วมกันหลายแผนก ★★

การขออนุมัติบางเรื่องจำเป็นต้องมีหลายแผนกเข้ามาเกี่ยวข้อง เราจึงอัปเดตฟีเจอร์เพิ่มเติมให้ EZApprove สามารถตั้งค่าแบบฟอร์มโดยแยกเป็นหลาย section เพื่อส่งข้อมูลให้แผนกที่เกี่ยวข้องไปดำเนินการต่อได้สะดวกยิ่งขึ้น
ตัวอย่างเช่น พนักงานต้องการขออนุมัติงบสำหรับการฝึกอบรม สามารถดำเนินการได้โดย

พนักงานกรอกข้อมูลการขอฝึกอบรม
ระบบส่งข้อมูลให้หัวหน้างานตรวจสอบและอนุมัติ
ระบบส่งข้อมูลให้หัวหน้าแผนกอนุมัติ
ระบบส่งข้อมูลให้แผนกแอดมินเพื่อกรอกข้อมูลอื่นๆ เพิ่มเติม
ระบบส่งข้อมูลให้แผนกบัญชีตรวจสอบและอนุมัติ

ในแบบฟอร์มที่ตั้งค่าในระบบจะแสดงข้อมูลตามรูปด้านล่าง

ตัวอย่างแบบฟอร์มการตรวจสอบและอนุมัติหลายแผนก — _{รองรับการตรวจสอบและอนุมัติจากหลายแผนก}

ส่วนที่ 1 แสดงรายละเอียดการขอฝึกอบรม
ส่วนที่ 2 แสดงการอนุมัติโดยผู้อนุมัติคนที่ 1 และ 2
ส่วนที่ 3 แสดงข้อมูลที่แผนกแอดมินกรอกเพิ่มเติม
ส่วนที่ 4 แสดงข้อมูลที่แผนกบัญชีกรอกเพิ่มเติม และทำการอนุมัติ

★★ กำหนดขั้นตอนการอนุมัติตามยอดเงิน ★★

EZApprove สามารถกำหนดรูปแบบการอนุมัติได้ เช่น

อนุมัติตามแผนกและตำแหน่ง
อนุมัติตามตำแหน่ง
อนุมัติโดยบุคคลในแผนก
ผู้ขออนุมัติสามารถเลือกผู้อนุมัติเองได้เมื่อส่งข้อมูลคำขอ

อย่างไรก็ตาม ในองค์กรขนาดใหญ่มักจะมีการขอเบิกค่าใช้จ่ายที่มีมูลค่าสูง จึงจำเป็นต้องลดความเสี่ยงและเพิ่มความโปร่งใสในกระบวนการตัดสินใจ เราจึงได้พัฒนาฟีเจอร์ใหม่ให้รองรับการกำหนดรูปแบบการอนุมัติตามจำนวนเงิน เช่น

🔹ยอดเงินที่ขออนุมัติจำนวน 1 – 10,000 บาท ตั้งค่าให้อนุมัติโดยผู้จัดการ

🔹ยอดเงินขออนุมัติจำนวน 10,001 – 100,000 บาทขึ้นไป นอกจากจะอนุมัติโดยผู้จัดการแล้ว ยังสามารถเพิ่มการตั้งค่าให้อนุมัติโดยผู้บริหารได้อีกด้วย

★★ ส่งออกข้อมูลเป็น Excel และออกแบบไฟล์ PDF ได้ ★★

EZApprove รองรับการส่งออกข้อมูลที่กรอกในแบบฟอร์มเป็นไฟล์ Excel เพื่อนำไปใช้สรุปรายงาน วิเคราะห์ข้อมูล หรือนำไปใช้งานต่อในระบบอื่นๆ ได้สะดวก

นอกจากนี้ ระบบยังรองรับการออกแบบฟอร์มในรูปแบบไฟล์ PDF ได้หลากหลายแบบ โดยผู้ดูแลระบบสามารถจัดวาง layout ได้อย่างอิสระ ด้วยวิธีการลากและวาง component ของแบบฟอร์ม เช่น ชื่อบริษัท โลโก้ หัวเรื่อง หรือคอลัมน์ต่าง ๆ

เมื่อสร้างแบบฟอร์มไว้ล่วงหน้าหลายๆ แบบฟอร์มแล้ว ผู้ใช้งานก็สามารถเลือกประเภทของแบบฟอร์มที่ต้องการพิมพ์ข้อมูลออกมาใช้งานได้ตามต้องการ

_{ตัวอย่างเอกสารที่ต้องการพิมพ์ข้อมูลตามแบบฟอร์มที่ตั้งค่าไว้}

EZApprove เป็นระบบสำเร็จรูปที่สามารถ customize เพิ่มเติมได้ตามความต้องการเฉพาะสำหรับขององค์กรของคุณ

สนใจให้เรา Demo ระบบ หรือสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม สามารถติดต่อเราได้ที่ thaisales@iconext.co.th หรือกรอกข้อมูลให้เราติดต่อกลับได้ที่ Inquiry Form

ดาวน์โหลดเอกสารแนะนำระบบ EZApprove

เป็นเพื่อนกับเราเพื่อรับข่าวสารอัปเดต สแกน QR Code นี้ได้เลยค่ะ