จัดเก็บง่าย ค้นหาไว เพิ่มประสิทธิภาพการจัดการเอกสารในองค์กร

ในแต่ละวัน องค์กรต้องจัดการกับเอกสารจำนวนมาก ไม่ว่าจะเป็นไฟล์ PDF, Word, Excel รวมถึงใบเสนอราคา ใบสั่งซื้อ ใบแจ้งหนี้ สัญญา และเอกสารจากหน่วยงานต่างๆ

เมื่อปริมาณเอกสารเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง การจัดเก็บด้วยวิธีเดิมอาจทำให้การค้นหาเอกสารใช้เวลานาน อีกทั้งยังเสี่ยงต่อปัญหา เอกสารสูญหาย จัดเก็บผิดที่ หรือสับสนว่าไฟล์ใดเป็นเวอร์ชันล่าสุด

จัดการเอกสารให้เป็นระบบมากขึ้นด้วย EZDocument

EZDocument คือระบบจัดเก็บและค้นหาเอกสารที่พัฒนาต่อยอดจาก EZControl เพื่อช่วยให้องค์กรสามารถรวบรวมและบริหารจัดการเอกสารได้อย่างเป็นระบบ พร้อมช่วยลดเวลาที่ใช้ในการค้นหาข้อมูล และทำให้ผู้ใช้งานเข้าถึงเอกสารที่ต้องการได้ง่ายและรวดเร็วยิ่งขึ้น

เรานำเทคโนโลยี Full Text Search และ Index Search มาพัฒนาร่วมกับ Web Application เพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถค้นหาเอกสารได้ทั้งจาก ชื่อเอกสาร ข้อมูลที่กำหนดไว้ในระบบ และข้อความภายในเอกสาร ทำให้ค้นพบข้อมูลที่ต้องการได้รวดเร็วยิ่งขึ้น แม้มีเอกสารจำนวนมาก

ด้วยการใช้งานผ่าน Web Application ผู้ใช้งานจึงสามารถเข้าถึงและค้นหาเอกสารได้อย่างสะดวก ทุกที่ ทุกเวลา ช่วยลดขั้นตอนในการทำงาน เพิ่มความคล่องตัวในการค้นหาข้อมูล และทำให้การจัดการเอกสารภายในองค์กรมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

ปัญหาที่องค์กรพบในการจัดการเอกสาร

เมื่อจำนวนเอกสารภายในองค์กรเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง การจัดเก็บเอกสารบนเครื่องคอมพิวเตอร์หรือบน Shared Drive แบบเดิมอาจไม่เพียงพอต่อการใช้งาน และอาจทำให้เกิดปัญหาในการบริหารจัดการ เช่น

• เอกสารกระจัดกระจายอยู่หลายโฟลเดอร์ หรือหลายระบบ ทำให้ยากต่อการจัดการและค้นหาเอกสารที่ต้องการ
• เอกสารหายไปพร้อมกับพนักงานที่ลาออกไป เนื่องจากไม่ได้เก็บไว้บนระบบกลาง
• ใช้เวลานานในการค้นหาเอกสาร โดยเฉพาะเมื่อมีเอกสารจำนวนมาก หรือไม่ทราบชื่อไฟล์และตำแหน่งที่จัดเก็บ
• ไม่สามารถค้นหาข้อความภายในไฟล์ PDF ที่สแกนเก็บไว้ได้ ทำให้ต้องเปิดเอกสารทีละไฟล์เพื่อค้นหาข้อมูล
• มีเอกสารซ้ำหรือหลายเวอร์ชันจนไม่แน่ใจว่าเอกสารฉบับใดเป็นเวอร์ชันล่าสุด
• กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารได้ยาก โดยเฉพาะเอกสารสำคัญหรือข้อมูลที่ควรจำกัดเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้อง
• ตรวจสอบประวัติการใช้งานและการแก้ไขเอกสารได้ไม่สะดวก ทำให้ติดตามได้ยากว่าเอกสารถูกเข้าถึงหรือมีการเปลี่ยนแปลงเมื่อใด

ปัญหาเหล่านี้ไม่ได้ส่งผลเพียงแค่เรื่องการจัดเก็บเอกสารเท่านั้น แต่ยังส่งผลโดยตรงต่อ เวลาในการทำงาน ความถูกต้องของข้อมูล และประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กร

แนวคิดของระบบ EZDocument

ระบบจัดเก็บและค้นหาเอกสาร EZDocument ถูกออกแบบให้เป็นศูนย์กลางสำหรับบริหารจัดการเอกสารภายในองค์กร ครอบคลุมตั้งแต่การนำเอกสารเข้าสู่ระบบ การจัดเก็บและจัดหมวดหมู่ การค้นหา ไปจนถึงการเรียกเอกสารกลับมาใช้งาน ช่วยให้การจัดการเอกสารเป็นระบบและค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้สะดวกรวดเร็วยิ่งขึ้น

4 ขั้นตอนหลักในการทำงานของระบบ

1. นำเอกสารของบริษัทเข้าสู่ระบบดิจิทัล

เริ่มต้นจากการรวบรวมเอกสารที่องค์กรมีอยู่ให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล ไม่ว่าจะเป็นเอกสารที่สร้างขึ้นในรูปแบบไฟล์อยู่แล้ว หรือเอกสารกระดาษที่นำมาสแกนเป็นไฟล์ เพื่อให้สามารถจัดเก็บและบริหารจัดการผ่านระบบได้จากศูนย์กลาง

2. จัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบ

ผู้ดูแลสามารถ จัดการสิทธิ์การใช้งาน จัดหมวดหมู่และประเภทของเอกสาร รวมถึงอัปโหลดเอกสารเข้าสู่ระบบ เพื่อให้ง่ายต่อการบริหารจัดการ

นอกจากนี้ ระบบยังสามารถนำ Index มาใช้กำหนดข้อมูลสำคัญของเอกสาร เพื่อช่วยในการจัดหมวดหมู่และค้นหา รวมถึงรองรับ Version Control สำหรับบริหารจัดการเอกสารหลายเวอร์ชัน ช่วยลดความสับสนและทำให้สามารถตรวจสอบได้ว่าเอกสารใดเป็นเวอร์ชันที่ต้องการใช้งาน

3. ค้นหาเอกสารและข้อมูลที่ต้องการได้รวดเร็ว

จุดเด่นสำคัญของระบบคือความสามารถในการค้นหาเอกสารได้หลายรูปแบบ ทั้งการค้นหาผ่าน Index Search จากข้อมูลที่กำหนดไว้ และ Full Text Search ซึ่งช่วยค้นหาจากข้อความภายในเอกสาร

ผู้ใช้งานจึงไม่จำเป็นต้องจดจำว่าเอกสารถูกจัดเก็บอยู่ในโฟลเดอร์ใด เพียงค้นหาจากข้อมูลหรือข้อความที่เกี่ยวข้อง ก็สามารถเข้าถึงเอกสารที่ต้องการได้สะดวกและรวดเร็วยิ่งขึ้น

4. เรียกดูและนำเอกสารกลับมาใช้งาน

เมื่อค้นพบเอกสารที่ต้องการแล้ว ผู้ใช้งานสามารถ Preview เอกสารบนระบบ ดาวน์โหลดเอกสาร ลบเอกสาร หรือจัดเก็บเอกสารเข้า Archive ได้ตามสิทธิ์ที่ได้รับ ช่วยให้การจัดการเอกสารตั้งแต่ต้นจนจบสามารถดำเนินการผ่านระบบเดียว

ด้วยแนวคิดดังกล่าว ระบบจึงไม่ได้เป็นเพียงพื้นที่สำหรับ “เก็บไฟล์” แต่เป็นเครื่องมือที่ช่วยจัดการวงจรของเอกสารอย่างเป็นระบบ ตั้งแต่ นำเข้า → จัดเก็บ → จัดหมวดหมู่ → ค้นหา → เรียกใช้งาน ช่วยลดเวลาที่ใช้ในการค้นหา ลดความซ้ำซ้อนของเอกสาร และเพิ่มความสะดวกในการเข้าถึงข้อมูลขององค์กร

ฟีเจอร์สำคัญของระบบ

จัดเก็บและกำหนดข้อมูลในเอกสารด้วย Metadata

เมื่อผู้ใช้นำเอกสารเข้าสู่ระบบ สามารถกำหนด Metadata หรือข้อมูลสำคัญของเอกสารได้ตามความต้องการ เพื่อช่วยให้การจัดหมวดหมู่และค้นหาเอกสารในภายหลังทำได้ง่ายขึ้น

นอกจากนี้ แต่ละ Folder ยังสามารถกำหนด Template ของ Metadata ที่แตกต่างกันให้เหมาะกับประเภทเอกสารและรูปแบบการใช้งานของแต่ละหน่วยงาน เช่น

• ประเภทเอกสาร
• เลขที่เอกสาร
• วันที่เอกสาร
• ชื่อลูกค้า / ซัพพลายเออร์
• หน่วยงาน
• ผู้รับผิดชอบ
• โปรเจกต์
• วันที่หมดอายุ
• เวอร์ชัน
• สถานะ

ตัวอย่างเช่น โฟลเดอร์สำหรับจัดเก็บ Invoice อาจกำหนด Metadata เป็นเลขที่ Invoice, วันที่เอกสาร, ชื่อลูกค้า และสถานะ ในขณะที่โฟลเดอร์สำหรับจัดเก็บเอกสารโปรเจกต์ สามารถกำหนดชื่อโปรเจกต์, ผู้รับผิดชอบ, เวอร์ชัน และวันที่หมดอายุได้ตามความเหมาะสม

ข้อมูลเหล่านี้ไม่ได้ช่วยเพียงแค่จัดระเบียบเอกสาร แต่ยังสามารถนำมาใช้เป็น เงื่อนไขในการค้นหา ช่วยให้ผู้ใช้งานเข้าถึงเอกสารที่ต้องการได้ง่ายและรวดเร็วยิ่งขึ้น

ค้นหาเอกสารได้ง่าย ด้วยหลากหลายวิธี

เมื่อมีเอกสารจำนวนมาก การค้นหาที่รวดเร็วถือเป็นหัวใจสำคัญของระบบ ระบบจัดเก็บและค้นหาเอกสาร EZDocument จึงรองรับการค้นหาในหลายรูปแบบ เพื่อให้เหมาะกับข้อมูลและวิธีการค้นหาของผู้ใช้งาน

• Full Text Search

ผู้ใช้งานสามารถค้นหาจากข้อความหรือ Keyword ที่อยู่ภายในเอกสาร เพียงป้อนคำที่ต้องการค้นหา ระบบจะค้นหาข้อมูลและแสดงเอกสารที่เกี่ยวข้อง ช่วยลดเวลาในการเปิดไฟล์ทีละฉบับเพื่อค้นหาข้อมูล

• Index Search

นอกจากการค้นหาจากเนื้อหาภายในเอกสารแล้ว ผู้ใช้งานยังสามารถค้นหาจาก Index หรือ Metadata ที่กำหนดไว้สำหรับเอกสารแต่ละประเภท เช่น เลขที่เอกสาร ชื่อลูกค้า ชื่อโปรเจกต์ วันที่เอกสาร หรือสถานะ

แต่ละโฟลเดอร์สามารถกำหนด Index ให้แตกต่างกันตามลักษณะของเอกสาร ทำให้การค้นหามีความยืดหยุ่นและสอดคล้องกับรูปแบบการทำงานของแต่ละหน่วยงาน

ด้วยการทำงานร่วมกันของ Full Text Search และ Index Search ผู้ใช้งานจึงสามารถค้นหาเอกสารได้ทั้งจาก “ข้อมูลเกี่ยวกับเอกสาร” และ “เนื้อหาที่อยู่ภายในเอกสาร” โดยไม่จำเป็นต้องจำชื่อไฟล์หรือตำแหน่งโฟลเดอร์ที่จัดเก็บ

ควบคุมการเข้าถึงเอกสารด้วยระบบกำหนดสิทธิ์

เอกสารภายในองค์กรแต่ละประเภทมีระดับความสำคัญและความลับแตกต่างกัน การจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบจึงควรควบคู่ไปกับการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงที่เหมาะสม

ระบบสามารถกำหนดสิทธิ์ให้กับผู้ใช้งานตามบทบาท หน่วยงาน โปรเจกต์ หรือรูปแบบการใช้งาน เช่น

• สิทธิ์ดูเอกสาร
• สิทธิ์ดาวน์โหลด
• สิทธิ์แก้ไข
• สิทธิ์ลบ
• สิทธิ์เข้าถึงตามหน่วยงาน
• สิทธิ์เข้าถึงตามโปรเจกต์

ตัวอย่างเช่น เอกสาร Invoice สามารถกำหนดให้เฉพาะผู้ใช้งานในฝ่ายบัญชีหรือผู้ที่ได้รับสิทธิ์สามารถเปิดดูและดาวน์โหลดได้ ขณะที่ผู้ใช้งานทั่วไปจะไม่สามารถเข้าถึงเอกสารดังกล่าว

การกำหนดสิทธิ์ในลักษณะนี้ช่วยให้องค์กรสามารถควบคุมว่าใครสามารถเข้าถึงและดำเนินการกับเอกสารแต่ละประเภทได้บ้าง ทำให้การบริหารจัดการเอกสารมีความเหมาะสมกับนโยบายและรูปแบบการทำงานขององค์กร

แชร์เอกสารให้ผู้ใช้งานภายในและภายนอกระบบ

ผู้ใช้งานสามารถแชร์เอกสารให้กับผู้ใช้งานรายอื่นที่อยู่ในระบบ EZDocument ได้โดยตรง โดยไม่จำเป็นต้องดาวน์โหลดไฟล์ออกจากระบบแล้วแนบส่งทางอีเมล หรือส่งผ่านแอปพลิเคชันสื่อสารอื่น ๆ ทำให้ทุกคนสามารถเข้าถึงเอกสารฉบับเดียวกันได้จากแหล่งข้อมูลกลาง

นอกจากการแชร์ให้ผู้ใช้งานภายในองค์กรแล้ว EZDocument ยังรองรับการแชร์เอกสารให้บุคคลภายนอก เช่น ลูกค้า คู่ค้า ผู้ตรวจสอบ หรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง โดยระบบสามารถสร้าง URL สำหรับการเข้าถึงหรือดาวน์โหลดเอกสาร และส่งลิงก์ดังกล่าวผ่านช่องทางที่ต้องการ เช่น อีเมล ระบบแชท หรือแอปพลิเคชันสื่อสารต่าง ๆ

การแชร์ผ่าน URL ช่วยให้ผู้รับสามารถเข้าถึงเอกสารได้อย่างรวดเร็ว โดยไม่จำเป็นต้องสมัครหรือเข้าสู่ระบบ EZDocument (ขึ้นอยู่กับการกำหนดสิทธิ์และนโยบายขององค์กร)

ยกระดับการจัดการเอกสาร สู่ Digital Transformation

ระบบจัดเก็บและค้นหาเอกสารไม่ได้เป็นเพียงพื้นที่สำหรับนำไฟล์มาเก็บรวมกัน แต่เป็นอีกหนึ่งองค์ประกอบที่ช่วยสนับสนุนการเปลี่ยนผ่านองค์กรสู่ Digital Transformation

ระบบ EZDocument ครอบคลุมกระบวนการจัดการเอกสารตั้งแต่ การรับเอกสาร การจัดเก็บและจัดหมวดหมู่ การกำหนด Metadata การค้นหา การควบคุมสิทธิ์ ไปจนถึงการนำเอกสารกลับมาใช้งาน ทำให้ข้อมูลที่เคยกระจัดกระจายสามารถบริหารจัดการผ่านระบบได้อย่างเป็นระเบียบมากขึ้น

เมื่อผสานกระบวนการจัดเก็บเข้ากับเทคโนโลยีการค้นหาที่มีประสิทธิภาพ องค์กรจะสามารถ ลดขั้นตอนการทำงานแบบ Manual ลดระยะเวลาในการค้นหาข้อมูล ลดความซ้ำซ้อนในการจัดเก็บเอกสาร และช่วยให้พนักงานเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็นได้รวดเร็วยิ่งขึ้น

ท้ายที่สุด การจัดการเอกสารที่ดีจึงไม่ใช่เพียงเรื่องของ “การหาไฟล์ให้เจอ” แต่คือการทำให้ข้อมูลภายในเอกสารสามารถถูกจัดการ ค้นหา และนำกลับมาใช้ประโยชน์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อสนับสนุนการทำงานขององค์กรในยุคดิจิทัล

สนใจให้เรา Demo ระบบ หรือสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม สามารถติดต่อเราได้ที่ thaisales@iconext.co.th หรือกรอกข้อมูลให้เราติดต่อกลับได้ที่ Inquiry Form