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企業では日々、PDF、Word、Excelなどのファイルをはじめ、見積書、発注書、請求書、契約書、さらには各部門で作成されるさまざまな文書など、膨大な量のドキュメントを管理しています。
ドキュメントの量が増え続けるにつれ、従来の保管・管理方法では、必要な情報を見つけることがますます難しくなり、検索に多くの時間を要するようになります。
さらに、文書の紛失や誤った場所への保存、どのファイルが最新版なのか分からなくなるといった問題が発生する可能性もあります。
EZDocument：よりスマートなドキュメント管理を実現
EZControlをベースに開発された「EZDocument」は、企業内のドキュメントを体系的に管理し、必要な情報をより迅速に検索・確認できるドキュメント管理システムです。
EZDocumentは、全文検索とインデックス検索の技術をWebアプリケーションと組み合わせることで、文書名やあらかじめ設定された情報、さらには文書内のテキストをもとにドキュメントを検索できます。
これにより、大量のドキュメントを管理している場合でも、必要な情報をすばやく簡単に見つけることができます。
また、Webアプリケーションとして提供されるため、ユーザーはいつでも、どこからでも必要なドキュメントにアクセスし、検索することができます。
不要な作業や手間を削減し、より柔軟なドキュメント管理を可能にすることで、組織全体の業務効率向上に貢献します。
企業が抱えるドキュメント管理の課題
企業内で扱うドキュメントの量が増え続ける中、個々のパソコンや従来の共有ドライブに保存するだけでは、十分な管理が難しくなっています。その結果、ドキュメントの管理・整理や、必要な情報へのアクセスにさまざまな課題が生じる可能性があります。
- ドキュメントが複数のフォルダやシステムに分散している
ファイルの保存場所が分散することで、管理や検索が複雑になり、必要なドキュメントを見つけにくくなります。 - 従業員の退職時にドキュメントが失われる可能性がある
ドキュメントが一元管理されていない場合、担当者の退職に伴い、重要なファイルや情報が失われてしまう可能性があります。 - ドキュメントの検索に多くの時間がかかる
ファイル数が多い場合や、ファイル名や保存場所が分からない場合、必要なドキュメントを探すだけで多くの時間を費やしてしまいます。 - スキャンしたPDF内のテキストを検索できない
スキャンされたPDFファイルでは、文書内の文字情報を検索できない場合があり、必要な情報を見つけるためにファイルを一つずつ開いて確認しなければなりません。 - 重複ファイルや複数のバージョンが存在する
同じドキュメントのコピーや異なるバージョンが複数存在すると、どれが最新版なのか判断することが難しくなります。 - アクセス権限の管理が難しい
重要な文書や機密情報など、特定のユーザーだけがアクセスすべきドキュメントについて、適切なアクセス権限を設定・管理することが難しくなる場合があります。 - ドキュメントの利用状況や変更履歴を把握しにくい
いつ、誰がドキュメントにアクセスし、どのような変更を行ったのかを追跡することが難しくなります。
こうした課題は、単に「ドキュメントをどこに保存するか」という問題にとどまりません。業務効率やデータの正確性、さらには組織全体の生産性にも直接影響を及ぼす可能性があります。
EZDocumentのコンセプト
EZDocumentは、企業内のドキュメントを一元管理するためのプラットフォームとして設計されています。ドキュメントのシステムへの取り込みから、保管・分類、情報の検索、必要なドキュメントの参照・取得まで、ドキュメント管理に関わる一連のプロセスをカバーします。 これにより、企業はドキュメントを体系的に管理できるようになり、必要な情報をより簡単かつ効率的に見つけることが可能になります。
ドキュメント管理における4つの主要ステップ
1. 社内文書をデジタル化する
まず、社内にある既存のドキュメントを収集し、デジタル化します。
すでに電子ファイルとして保存されている文書だけでなく、紙の文書についてもスキャンしてデジタルデータに変換することで、さまざまなドキュメントをシステム上で一元的に保管・管理できるようになります。
2. ドキュメントを整理し、体系的に保管する
管理者は、ユーザーのアクセス権限の設定、カテゴリーや種類ごとのドキュメント整理、ファイルのアップロードなどを行い、ドキュメントをより効率的に管理できます。
また、インデックス機能により、文書の分類や検索に必要な重要情報をあらかじめ設定することができます。
さらに、バージョン管理によって、同じドキュメントの複数のバージョンを適切に管理できます。これにより、バージョンの混在による混乱を防ぎ、使用すべき正しい文書を簡単に確認できるようになります。
3. 必要なドキュメントや情報をすばやく検索する
EZDocumentの大きな特長の一つが、複数の方法でドキュメントを検索できることです。
あらかじめ設定された文書情報から検索するインデックス検索と、文書内に含まれるテキストから検索する全文検索に対応しています。
ユーザーは、ドキュメントがどのフォルダに保存されているかを覚えておく必要はありません。関連する情報やキーワードを入力するだけで、必要なドキュメントをすばやく見つけ、アクセスすることができます。
4. ドキュメントを閲覧・取得して活用する
必要なドキュメントが見つかったら、システム上で内容をプレビューできるほか、アクセス権限に応じて、ダウンロード、削除、アーカイブへの移動などの操作を行うことができます。これにより、ドキュメントの登録から利用まで、一連のドキュメント管理プロセスを一つのシステム上で完結させることができます。
ドキュメントのライフサイクルを一元管理
EZDocumentは、単にファイルを保存するための場所ではありません。ドキュメントのライフサイクル全体を体系的に管理するためのツールです。
取り込み → 保管 → 分類 → 検索 → 取得・活用 この一連のプロセスを効率化することで、情報を探す時間の短縮、重複ドキュメントの削減、そして社内情報へのアクセス性の向上につながります。
EZDocumentの主な機能
メタデータを活用したドキュメント管理
ユーザーがドキュメントをシステムにアップロードする際、用途や管理方法に応じて、メタデータやその他の重要な文書情報を設定することができます。
これにより、ドキュメントを体系的に整理できるだけでなく、後から必要な文書をより簡単に検索できるようになります。
また、フォルダごとにメタデータテンプレートを設定できるため、各部門の文書タイプや業務フローに合わせて、柔軟に管理項目をカスタマイズすることが可能です。
メタデータには、例えば以下のような項目を設定できます。
- 文書タイプ
- 文書番号
- 文書日付
- 顧客名／仕入先名
- 部門
- 担当者
- プロジェクト
- 有効期限
- バージョン
- ステータス
例えば、請求書を保存するフォルダでは、「請求書番号」「文書日付」「顧客名」「ステータス」などをメタデータとして設定できます。
一方、プロジェクト関連文書を保存するフォルダでは、組織の要件に応じて、「プロジェクト名」「担当者」「バージョン」「有効期限」などを設定することができます。
これらの情報は、ドキュメントを整理・分類するためだけでなく、検索条件としても活用できます。そのため、ユーザーは必要なドキュメントをより簡単かつスピーディーに見つけることができます。
高速かつ柔軟なドキュメント検索
企業が大量のドキュメントを管理する中で、必要な情報をすばやく正確に検索できる機能は非常に重要です。
EZDocumentでは、さまざまな情報やユーザーの業務フローに対応できるよう、複数の検索方法を提供しています。
- 全文検索
全文検索では、ドキュメント内に含まれるテキストやキーワードを検索できます。
検索したいキーワードを入力するだけで、システムがドキュメント内の情報を検索し、該当する文書を表示します。
これにより、特定の情報を探すためにファイルを一つずつ開いて確認する手間を削減できます。
- インデックス検索
文書内のテキストだけでなく、各文書タイプに設定されたインデックスやメタデータを条件として検索することもできます。
検索項目には、例えば以下のようなものがあります。
- 文書番号
- 顧客名
- プロジェクト名
- 文書日付
- ステータス
フォルダごとに、保管するドキュメントの特性に応じて異なるインデックス項目を設定できます。
これにより、各部門の業務フローや文書管理方法に合わせた、柔軟な検索環境を構築することが可能です。
全文検索とインデックス検索を組み合わせることで、文書に設定された情報と文書内の内容の両方から検索できます。 そのため、ユーザーはファイル名や保存先のフォルダを覚えていなくても、必要な情報やキーワードをもとに目的のドキュメントをすばやく見つけることができます。
セキュアなアクセスと権限管理
企業が扱うドキュメントは、その種類によって重要度や機密性が異なります。 そのため、ドキュメントを体系的に保管するだけでなく、適切なアクセス権限を設定・管理することも重要です。
EZDocumentでは、ユーザーの役割、部門、プロジェクト、その他の利用要件に応じてアクセス権限を設定することができます。
設定できる権限には、例えば以下のようなものがあります。
- ドキュメントの閲覧
- ドキュメントのダウンロード
- ドキュメントの編集
- ドキュメントの削除
- 部門に応じたアクセス制御
- プロジェクトに応じたアクセス制御
例えば、請求書へのアクセスを経理部門のユーザーや、閲覧・ダウンロードを許可された担当者のみに制限し、一般ユーザーからはアクセスできないように設定することができます。
このような権限管理により、誰がどのドキュメントにアクセスし、どのような操作を行えるかを適切にコントロールできます。
これにより、組織のポリシーや業務フローに沿った、安全かつ効率的なドキュメント管理を実現します。
社内・社外へのドキュメント共有
EZDocumentでは、ファイルをダウンロードしてメールやその他のコミュニケーションツールで送信することなく、システム上で他のユーザーと直接ドキュメントを共有できます。
ドキュメントを一元管理された環境から共有することで、関係者が同じバージョンのドキュメントにアクセスできるため、ファイルの重複やバージョンの混在を防ぎ、よりスムーズな情報共有が可能になります。
また、社内ユーザーだけでなく、顧客、ビジネスパートナー、監査担当者、関係機関などの社外ユーザーとのドキュメント共有にも対応しています。
システムからドキュメントを閲覧またはダウンロードするための共有URLを発行し、メールやチャットツール、その他のコミュニケーション手段を通じて相手に送ることができます。
URLを利用して共有することで、受信者はEZDocumentへのユーザー登録やログインを行うことなく、必要なファイルにすばやく簡単にアクセスできます。
なお、外部ユーザーによるアクセスの可否や範囲については、各組織のセキュリティポリシーおよびアクセス権限の設定に基づいて管理することができます。
ドキュメント管理からデジタルトランスフォーメーションへ
ドキュメントの保管・検索システムは、単にファイルを保存するための場所ではありません。企業のデジタルトランスフォーメーション（DX）を推進するうえでも重要な基盤の一つです。
EZDocumentは、ドキュメントのアップロード、保管・分類、メタデータ管理、検索、アクセス権限の設定、ドキュメントの取得・活用まで、ドキュメント管理に関わる一連のプロセスをカバーします。これまで社内のさまざまな場所に分散していた情報を一つのシステムに集約することで、ドキュメントをより体系的かつ効率的に管理できるようになります。
さらに、体系的なドキュメント管理と高度な検索技術を組み合わせることで、企業は以下のような効果を期待できます。
- 手作業による業務プロセスの削減
- 必要な情報を探す時間の短縮
- 重複したドキュメントの保管を削減
- 従業員が必要な情報へより迅速にアクセスできる環境の実現
効果的なドキュメント管理で重要なのは、単に「ファイルを見つける」ことではありません。ドキュメントに含まれる情報を適切に管理し、必要なときにすばやく検索し、業務の中で再活用できる環境を整えることが重要です。
EZDocumentは、こうした情報の有効活用を通じて、デジタル時代における企業の業務効率化とDXの推進を支援します。
EZDocumentのデモ版をご覧になりたい方は、どうぞお気軽に「アイコネクト」までご連絡ください。
