สร้างแบบฟอร์มสะดวก อนุมัติไว ด้วยระบบ Workflow “EZApprove”

ในยุคดิจิทัลที่องค์กรต่างๆ กำลังเผชิญกับความท้าทายในการปรับตัวสู่การทำงานแบบไร้กระดาษ กระบวนการอนุมัติเอกสารแบบดั้งเดิมกำลังกลายเป็นคอขวดที่ขัดขวางประสิทธิภาพและความคล่องตัวในการดำเนินงาน ลองนึกภาพพนักงานขายที่ต้องรีบออกใบเสนอราคาให้ลูกค้า แต่ต้องรอหัวหน้างานอนุมัติหลายขั้นตอน ใช้เวลานานกว่าเอกสารจะถูกส่งผ่านจากผู้อนุมัติคนแรกไปยังคนที่สอง แถมยังยุ่งยากในการติดตามสถานะ และยังไม่นับรวมกรณีเอกสารสูญหายระหว่างทาง ซึ่งทั้งหมดนี้ล้วนเป็นปัญหาที่หลายองค์กรต้องเผชิญ

บริษัทไอโคเน็กซ์ ขอแนะนำระบบ EZApprove ที่จะช่วยแก้ปัญหาให้คุณได้ค่ะ

EZApprove คืออะไร

EZApprove คือระบบ Workflow ที่ถูกออกแบบมาเพื่อปฏิวัติกระบวนการอนุมัติให้เป็นเรื่องง่ายและรวดเร็ว ด้วยการผสานเทคโนโลยีล่าสุดเข้ากับอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย ช่วยให้คุณสร้างแบบฟอร์มเองได้ง่ายๆ อนุมัติสะดวกผ่านสมาร์ทโฟน ลดระยะเวลาในการอนุมัติจากหลายวันเหลือเพียงไม่กี่นาที สามารถติดตามสถานะได้แบบเรียลไทม์ ทำให้พนักงานในองค์กรทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

EZApprove เหมาะกับองค์กรขนาดเล็กถึงขนาดกลาง ที่ต้องการปรับเปลี่ยนขั้นตอนการทำงานให้เป็นอัตโนมัติมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการขอลาหยุด ขอเบิกค่าใช้จ่าย หรือขออนุมัติเอกสารสำคัญต่างๆ

ฟีเจอร์หลักของระบบ EZApprove

✔ สร้างฟอร์มเอกสารเองในรูปแบบที่คุณต้องการ

ออกแบบเทมเพลตที่ต้องการด้วยฟีเจอร์ลากและวางที่เข้าใจง่าย ใช้งานสะดวก ไม่จำเป็นต้องมีพื้นฐานด้านการเขียนโค้ดก็สามารถสร้างแบบฟอร์มเอกสารเองได้ มีองค์ประกอบต่างๆ ให้เลือกใช้มากมาย เหมาะกับทุกความต้องการใช้งาน เช่น

การถาม-ตอบแบบให้กรอกข้อมูลเองได้ เหมาะกับคำถามที่เปิดให้พิมพ์คำตอบได้อย่างอิสระ เช่น ชื่อ ที่อยู่ รายละเอียดต่างๆ
สร้างคำตอบให้ผู้ใช้งานเลือกจาก Checkboxes หรือ Dropdown
มีช่องทางให้อัปโหลดไฟล์เอกสาร หรือรูปภาพเพื่อแนบประกอบกับแบบฟอร์ม
กำหนดรูปแบบการเลือกวันที่และเวลา

✔ กำหนดขั้นตอนการอนุมัติ

สามารถตั้งค่า Flow การอนุมัติได้ตามประเภทของแบบฟอร์ม
กำหนดให้อนุมัติได้มากกว่า 1 ลำดับ
รองรับการกำหนดผู้อนุมัติแทน ในกรณีที่ผู้อนุมัติหลักไม่สะดวกปฏิบัติหน้าที่ เพื่อให้ดำเนินการอนุมัติต่อได้อย่างราบรื่น

✔ แจ้งเตือนอัตโนมัติ

ด้วยฟังก์ชันการแจ้งเตือนอัตโนมัติผ่านอีเมล ทำให้กระบวนการอนุมัติเป็นไปอย่างรวดเร็ว มีประสิทธิภาพโดยระบบจะส่งอีเมลแจ้งเตือนให้ผู้อนุมัติทันทีเมื่อมีการส่งคำขอ

✔ แดชบอร์ด

ดูข้อมูลสรุปสถานะการขออนุมัติของตนเองได้แบบเรียลไทม์
ดูจำนวนคำขอที่รอการอนุมัติ อนุมัติแล้ว และคำขอที่ถูกปฏิเสธ พร้อมคลิกดูรายละเอียดแต่ละรายการได้

✔ รายงาน

ออกรายงานสรุปข้อมูลของแต่ละแบบฟอร์มที่มีการขออนุมัติ
แสดงรายงานในรูปแบบกราฟบนหน้าจอ สามารถกำหนดเงื่อนไขการแสดงผลเองได้

ตัวอย่างการใช้ระบบ EZ Approve

ฝ่ายจัดซื้อ

อนุมัติการขอสั่งซื้ออุปกรณ์ต่างๆ เช่น คอมพิวเตอร์ เซิร์ฟเวอร์ และอุปกรณ์สำนักงานอื่นๆ
อนุมัติการจัดซื้อบริการที่จำเป็นต่อการทำงานในองค์กร เช่น บริการบำรุงรักษาระบบ บริการทำความสะอาด
อนุมัติการจัดซื้อวัตถุดิบและส่วนประกอบที่ใช้ในการผลิตสินค้า

ฝ่ายทรัพยากรบุคคล

อนุมัติใบลาของพนักงาน
อนุมัติใบขอเบิกค่ารถหรือโอที สำหรับพนักงานที่ทำงานล่วงเวลา
อนุมัติการขอฝึกอบรมของพนักงาน

ฝ่ายไอที

อนุมัติคำขอใช้งานซอฟต์แวร์ใหม่
อนุมัติการเข้าถึงระบบต่างๆ เช่น ระบบเครือข่าย ระบบฐานข้อมูล ระบบอีเมล
อนุมัติการขอซ่อมแซมและบำรุงรักษาอุปกรณ์ไอที

ฝ่ายบริหาร

อนุมัติเอกสารเชิงกลยุทธ์ เช่น แผนธุรกิจ แผนการตลาด และแผนการพัฒนาผลิตภัณฑ์
อนุมัติข้อตกลงทางธุรกิจ เช่น สัญญาซื้อขาย สัญญาบริการ และข้อตกลงความร่วมมือ
อนุมัติงบประมาณสำหรับโครงการต่างๆ

ประโยชน์ที่องค์กรของคุณจะได้รับ

เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

EZApprove ช่วยลดความซับซ้อนในกระบวนการอนุมัติเอกสาร ทำให้พนักงานทำงานได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น ไม่ต้องเสียเวลาในการรออนุมัติแบบเดิมๆ

นอกจากนี้ยังช่วยเพิ่มความโปร่งใสในการทำงาน สามารถติดตามขั้นตอนการอนุมัติได้แบบเรียลไทม์ จึงตรวจสอบและควบคุมการดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ลดความเสี่ยงกรณีเอกสารสูญหาย

การขออนุมัติผ่านระบบ EZApprove ช่วยลดความเสี่ยงของเอกสารสูญหายระหว่างการส่งต่อหรือการจัดเก็บในรูปแบบกระดาษ ข้อมูลถูกจัดเก็บอย่างปลอดภัย เฉพาะผู้ใช้งานที่ได้รับสิทธิเท่านั้นจึงจะสามารถเข้าถึงข้อมูลได้

ปรับตัวสู่การทำงานแบบไร้กระดาษ

การทำงานแบบไร้กระดาษไม่เพียงช่วยลดค่าใช้จ่ายในการจัดซื้อและจัดเก็บเอกสาร แต่ยังช่วยลดผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อมอีกด้วย ระบบ EZApprove ช่วยให้องค์กรของคุณเปลี่ยนผ่านไปสู่การทำงานแบบไร้กระดาษได้ไม่ยาก และผู้ใช้งานสามารถเข้าถึงระบบได้จากทุกที่แบบออนไลน์ ทำให้การค้นหาและติดตามเอกสารเป็นเรื่องง่ายและรวดเร็ว

EZApprove เปลี่ยนการยื่นขออนุมัติและกระบวนการอนุมัติในองค์กรให้เป็นเรื่องง่าย ทำให้การทำงานราบรื่นไร้รอยต่อ เพิ่มความคล่องตัวทั้งสำหรับพนักงานและผู้บริหาร

สนใจให้เรา Demo ระบบ หรือสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม ติดต่อเราได้ที่ thaisales@iconext.co.th หรือกรอกข้อมูลให้เราติดต่อกลับได้ที่ Inquiry Form

ดาวน์โหลดเอกสารแนะนำระบบ EZApprove

เป็นเพื่อนกับเราเพื่อรับข่าวสารอัปเดต สแกน QR Code นี้ได้เลยค่ะ