เปลี่ยนงานซ้ำๆ ของคุณให้เป็นอัตโนมัติด้วย Microsoft Power Automate

ปัจจุบันองค์กรต้องเผชิญกับข้อมูลจำนวนมหาศาล และงาน routine จำนวนมากที่ต้องทำซ้ำๆ อย่างต่อเนื่อง บริษัทต้องใช้ทรัพยากรบุคคลในการจัดการงานดังกล่าว ซึ่งทำให้ต้นทุนค่าใช้จ่ายและต้นทุนด้านเวลาสูงมากขึ้นเรื่อยๆ นอกจากนี้ยังลดขีดความสามารถในการแข่งขันขององค์กร เมื่อเทียบกับองค์กรที่มีระบบการจัดการงานแบบอัตโนมัติด้วย RPA อย่างเห็นได้ชัด ดังนั้นการมองหาระบบอัตโนมัติ (Automation) ที่ช่วยลดต้นทุน ลดเวลาการทำงาน จึงเป็นทางเลือกที่น่าลงทุนสำหรับองค์กร

เทคโนโลยี RPA (Robotic Process Automation) ได้กลายเป็นกลยุทธ์สำคัญในการขับเคลื่อนธุรกิจให้มีความคล่องตัวและทันสมัยมากยิ่งขึ้น โดยเฉพาะการใช้แพลตฟอร์ม Power Automate จาก Microsoft ที่ทรงพลังและใช้งานได้ง่าย สามารถพัฒนาซอฟต์แวร์หุ่นยนต์ให้ทำงานร่วมกับระบบเดิมที่มีอยู่ในองค์กรได้อย่างราบรื่น พร้อมรองรับการทำงานร่วมกับเครื่องมือและแพลตฟอร์มต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นเว็บแอปพลิเคชัน ระบบ ERP และระบบอื่นๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

RPA คืออะไร

RPA หรือ Robotic Process Automation คือเทคโนโลยีที่ช่วยให้เราสามารถสร้าง “ซอฟต์แวร์หุ่นยนต์” เพื่อเลียนแบบพฤติกรรมของมนุษย์ในการทำงานบนหน้าจอ เช่น การคลิกเมาส์ พิมพ์ข้อความ ดึงข้อมูลจากระบบ หรือแม้แต่การจัดการไฟล์และอีเมล รวมถึงการจัดทำรายงานต่างๆ โดย RPA สามารถทำงานร่วมกับระบบปัจจุบันของคุณได้อย่างไร้รอยต่อ ทำให้ลดต้นทุนและเวลาในการทำงานลงได้

ตัวอย่างการนำ MicrosoftPower Automate (RPA) มาใช้ในองค์กร

1. RPA ช่วยดึงข้อมูลจากใบแจ้งหนี้ในอีเมลและบันทึกข้อมูลลงระบบบัญชีโดยอัตโนมัติ

ปกติแล้วทีมบัญชีจะได้รับเอกสารใบแจ้งหนี้ทางอีเมลและต้องบันทึกข้อมูลจากเอกสารดังกล่าวลงในระบบบัญชี ซึ่ง RPA ที่พัฒนาด้วย Power Automate สามารถทำกระบวนการดังกล่าวได้อัตโนมัติ จึงลดเวลาการทำงาน และนำข้อมูลเข้าสู่ระบบได้ทันที ขั้นตอนการทำงานของ RPA ได้แก่

• ตรวจจับอีเมลที่มีเอกสารแนบ เช่น ไฟล์ PDF หรือ Excel
• ดึงข้อมูลสำคัญที่ต้องการจากไฟล์เอกสารใบแจ้งหนี้ เช่น หมายเลขใบแจ้งหนี้, วันที่, ยอดเงิน
• ป้อนข้อมูลเข้าไปยังระบบบัญชี เช่น SAP, Oracle, Dynamics 365 หรือระบบภายในอื่นๆ

2. RPA ช่วยกระทบยอดบัญชีธนาคารและแจ้งผลการตรวจสอบ

กระบวนการกระทบยอดเงินของบัญชีธนาคารกับระบบบัญชี GL เป็นขั้นตอนที่สำคัญเป็นอย่างยิ่งในการตรวจสอบยอดการชำระเงินของลูกค้า ซึ่งต้องมีความแม่นยำและละเอียดรอบคอบ

RPA มีขั้นตอนการทำงานดังนี้

• ดาวน์โหลดข้อมูล Bank statement จากระบบธนาคารผ่านเว็บไซต์
• ดึงข้อมูลธุรกรรมทางการเงิน เช่น การลงบัญชีจากระบบบัญชี, GL หรือ ERP
• ตรวจสอบและกระทบยอดบัญชีว่ามีความผิดปกติหรือไม่
• จัดทำรายงานและแจ้งผลให้ผู้ที่เกี่ยวข้องทราบได้ทันที

3. RPA ช่วยตรวจสอบข้อมูลการอนุมัติจ่ายของใบแจ้งหนี้

กระบวนการกระทบยอดเงินของบัญชีธนาคารกับระบบบัญชี GL เป็นขั้นตอนที่สำคัญเป็นอย่างยิ่งในการตรวจสอบยอดการชำระเงินของลูกค้า ซึ่งต้องมีความแม่นยำและละเอียดรอบคอบ

RPA มีขั้นตอนการทำงานดังนี้

• ดาวน์โหลดข้อมูล Bank statement จากระบบธนาคารผ่านเว็บไซต์
• ดึงข้อมูลธุรกรรมทางการเงิน เช่น การลงบัญชีจากระบบบัญชี, GL หรือ ERP
• ตรวจสอบและกระทบยอดบัญชีว่ามีความผิดปกติหรือไม่
• จัดทำรายงานและแจ้งผลให้ผู้ที่เกี่ยวข้องทราบได้ทันที

4. RPA ช่วยแจ้งเตือนวันครบกำหนดชำระเงิน

Microsoft Power Automate สามารถตั้งเวลาให้ระบบตรวจสอบใบแจ้งหนี้ที่ใกล้ครบกำหนดชำระ และส่งอีเมลแจ้งเตือนให้ทีมบัญชีหรือลูกค้าที่เกี่ยวข้องได้ทันที ช่วยป้องกันการลืมหรือความผิดพลาดในการชำระเงินได้ โดยมีขั้นตอนดังนี้

• ค้นหาข้อมูลรายการชำระเงินที่ใกล้ครบหรือเกินกำหนดจากระบบบัญชี
• สร้างการแจ้งเตือนรายการที่ต้องชำระให้ผู้เกี่ยวข้องทราบได้ทันที
• ทำรายงานสรุปและส่งไฟล์รายงานผ่านทางอีเมลได้

5. RPA ช่วยตรวจสอบและอัปเดตอัตราแลกเปลี่ยนเงินตราต่างประเทศประจำวัน

ในปัจจุบันหลายๆ บริษัทมีการทำธุรกรรมสกุลเงินต่างประเทศ และอาจมีจำนวนสกุลเงินที่หลากหลาย ดังนั้นการตรวจสอบอัตราการแลกเปลี่ยนจึงเป็นงานที่ต้องทำเป็นประจำทุกวัน  

RPA ช่วยดึงอัตราแลกเปลี่ยนจากเว็บไซต์ธนาคารหรือผ่าน API และอัปเดตเข้าสู่ระบบบัญชีโดยอัตโนมัติตามเวลาที่คุณต้องการ จึงช่วยลดเวลาและภาระงานของพนักงาน และยังลดข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูลจากความเหนื่อยล้าของคนได้อีกด้วย ขั้นตอนการทำงานของ RPA ได้แก่

• ค้นหาอัตราแลกเปลี่ยนจากเว็บไซต์ที่ต้องการ
• ดึงอัตราแลกเปลี่ยนของแต่ละสกุลเงิน
• อัปเดตอัตราแลกเปลี่ยนประจำวันลงในระบบหรือไฟล์เอกสาร

สรุป

Microsoft Power Automate เป็นเครื่องมือ RPA ที่ทรงพลังและคุ้มค่าต่อการลงทุน เหมาะสำหรับองค์กรทุกขนาด ช่วยลดภาระงานที่ต้องทำซ้ำๆ เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานในทุกระดับ และลดข้อผิดพลาดที่เกิดจากกระบวนการทำงานแบบเดิม

ด้วยความยืดหยุ่นและการออกแบบที่รองรับการทำงานร่วมกับระบบปัจจุบันได้อย่างไร้รอยต่อ Power Automate สามารถเชื่อมต่อกับแอปพลิเคชันและแพลตฟอร์มต่างๆ ภายในองค์กร ช่วยให้การดำเนินงานเป็นอัตโนมัติ พร้อมต่อยอดและขยายการใช้งานได้ตามความต้องการทางธุรกิจ

เลือก Microsoft Power Automate เพื่อยกระดับการทำงานของคุณให้มีประสิทธิภาพและทันสมัยมากยิ่งขึ้น สนใจเริ่มต้นใช้งานหรือต้องการคำปรึกษาในการออกแบบ workflow อัตโนมัติ สามารถสอบถามเราได้ที่ thaisales@iconext.co.th หรือคลิก Inquiry Form