Microsoft Power Automateで繰り返し作業を自動化

現在、多くの組織が膨大なデータと、日々繰り返される多数の定型業務に直面しています。これらの業務は主に人的リソースに依存しており、その結果として、金銭的・時間的コストの増加を招いています。また、RPAによる自動化システムを導入している他の組織と比べて、競争力の低下につながる可能性もあります。
そのため、コストと作業時間を削減できる自動化ソリューションの導入は、あらゆる組織にとって価値ある投資と言えるでしょう。

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）は、ビジネスの俊敏性を高め、業務の近代化を推進するための重要な戦略となっています。特に、Microsoft社が提供する強力かつ使いやすい「Power Automate」プラットフォームを活用すれば、既存のシステムとシームレスに連携するソフトウェアロボットを容易に開発できます。WebアプリケーションやERPシステムなど、さまざまなツールやプラットフォームとの高い互換性を備えているのも特長です。

RPAとは？

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）とは、画面上での人間の操作を模倣する「ソフトウェアロボット」を構築するための技術です。例えば、マウスのクリック、テキストの入力、システムからのデータ抽出、ファイルやメールの管理、レポートの作成などを自動で実行することが可能です。
RPAは既存のシステムとシームレスに連携できるため、業務コストや作業時間の大幅な削減に貢献します。

組織におけるMicrosoft Power Automate（RPA）活用事例

1. 請求書データの自動抽出と会計システムへの入力

通常、経理部門では請求書をメールで受け取り、その内容を手作業で会計システムに入力しています。この作業は時間がかかり、人的ミスのリスクも伴います。

Microsoft Power Automateを活用したRPAを導入することで、この一連のプロセスを自動化し、作業時間の短縮とデータ入力の正確性向上を実現できます。

RPAワークフローの例：

• PDFやExcelなどの請求書が添付されたメールを自動検出
• 請求書番号、発行日、金額などの主要データを自動抽出
• SAP、Oracle、Dynamics 365、または社内の会計システムにデータを自動入力

2. 銀行取引の照合と検証結果レポート

銀行口座の取引と総勘定元帳（GL）との照合は、顧客からの入金を正確に確認するために非常に重要なプロセスです。この業務は高い精度と細心の注意が求められるため、自動化による効率化が大きな効果をもたらします。

RPAワークフローの例：

• 銀行のウェブサイトから取引明細書を自動でダウンロード
• 会計システム、総勘定元帳（GL）、またはERPから仕訳などの財務取引データを抽出
• 取引内容を照合し、差異や不一致がないかを自動で検証
• 結果レポートを作成し、関係者に即時通知

3. 請求書支払い承認の確認

請求書が適切に支払い承認されているかを確認することは、支払い業務の正確性と透明性を確保し、誤送金のリスクを減らすうえで重要です。RPAを活用することで、この確認作業を自動化し、迅速かつ確実な処理が可能になります。

RPAワークフローの例：

• 会計システムやメール承認記録をもとに、請求書の承認状況を確認
• 金額、支払期日、銀行口座情報など、必要な項目を検証
• 支払い振込システムにデータを入力、または銀行提出用のバッチファイルを作成

4. 支払期日リマインダー

Microsoft Power Automateを活用すれば、支払期日が近づいている請求書を定期的に確認し、経理部門や関係者に対して自動でメール通知を送信するようスケジュール設定が可能です。これにより、支払い漏れや支払いミスを未然に防ぐことができます。

RPAワークフローの例：

• 会計システムから、支払期日が近い、または支払期限を過ぎた請求書を自動で抽出
• 経理部門や関連する顧客・担当者に対してリマインダーを自動送信
• 支払状況のサマリーレポートを作成し、メールで配信

5. 外貨為替レートの日次確認および更新

近年、多くの企業が複数の外貨で取引を行っており、日々の為替レートの確認は欠かせない日常業務となっています。

RPAを活用することで、銀行のウェブサイトやAPIから為替レートを自動で取得し、指定の時刻に会計システムへ自動更新することが可能です。これにより、従業員の負担や作業時間を大幅に削減でき、疲労による入力ミスの防止にもつながります。

RPAワークフローの例：

• 指定された銀行のウェブサイトまたはAPIから為替レートを検索
• 各通貨の最新為替レートを取得
• 会計システムや関連ドキュメントに日次レートを自動更新

まとめ

Microsoft Power Automateは、あらゆる規模の組織に対応可能な、強力かつコストパフォーマンスに優れたRPAツールです。定型的な繰り返し作業の負担を軽減し、従業員の生産性向上とヒューマンエラーの削減を実現します。

高い柔軟性とシームレスな統合性を備えたPower Automateは、多様なアプリケーションやプラットフォームと連携可能です。これにより、業務プロセス全体の自動化を促進し、ビジネスニーズに応じたスケーラブルな拡張も可能となります。

業務効率の向上とデジタル化による業務改革を目指すなら、Microsoft Power Automateの導入をぜひご検討ください。

自動化ワークフローの導入をご検討中の方、または設計に関するご相談をご希望の方は、ぜひお気軽に「アイコネクト」までお問い合わせください。