ระบบจัดเก็บเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์
EZControl : E-Document Control System

ในช่วง 2-3 ปีที่ผ่านมา เราไม่สามารถปฏิเสธได้เลยว่า หลายองค์กรได้ปรับเปลี่ยนระบบงานให้สอดคล้องกับการทำงานแบบ WFH มากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นระบบ IT หรือการทำงานต่างๆ จะมีนโยบายให้สามารถรองรับการทำงานจากสถานที่ต่างๆ ได้ หนึ่งในระบบที่มีการปรับเปลี่ยนมากระบบหนึ่งได้แก่ การจัดเก็บเอกสาร จากแต่เดิมจัดเก็บในรูปแบบของกระดาษ ปัจจุบันเปลี่ยนเป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งข้อดีของการจัดเก็บในรูปแบบนี้ก็คือ

  1. ลดพื้นที่และงบประมาณในการดูแลรักษาเอกสารที่เป็นกระดาษ
  2. ป้องกันการสูญหายของเอกสารได้ เอกสารที่เป็นกระดาษอาจสูญหายหรือถูกทำลาย แต่ถ้าเปลี่ยนมาใช้ระบบควบคุมเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เอกสารของคุณจะถูกเก็บไว้ในรูปแบบไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ ดังนั้น ในกรณีที่คุณทำเอกสารหาย คุณจะยังมีข้อมูลเหล่านั้นอยู่ในไฟล์อิเล็กทรอนิกส์
  3. สามารถจัดเก็บได้เป็นหมวดหมู่ ค้นหาได้ง่าย นำไปใช้งานสะดวก โดยเรียกดูเอกสารจากที่ไหนก็ได้ ไม่จำเป็นต้องเข้าไปค้นหาในห้องเก็บเอกสาร
  4. กำหนดสิทธิการเรียกใช้เอกสารได้ หากเป็นเอกสารที่มีความสำคัญก็จะกำหนดให้เฉพาะบุคคลที่มีสิทธิเข้าถึงได้

จากประโยชน์ที่กล่าวมาแล้วข้างต้น ทำให้ระบบจัดเก็บเอกสารเป็นที่นิยมมากขึ้นในปัจจุบัน ในวันนี้บริษัทไอโคเน็กซ์จะขอแนะนำระบบจัดเก็บเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ที่มีชื่อว่า EZControl (อ่านว่า อีซี่คอลโทรล)

ระบบ EZControl เป็นระบบจัดเก็บเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ที่มีจุดเด่นดังนี้

  1. การค้นหาเอกสาร ผู้ใช้งานสามารถกำหนด Searching Keyword ในการค้นหาเอกสารได้ด้วยตัวเอง และรองรับการกำหนดได้ถึง 50 Keywords ต่อ 1 เอกสาร

2. มีการจัดเก็บเอกสารในรูปแบบของหมวดหมู่ ซึ่งผู้ใช้งานสามารถกำหนดชื่อของหมวดหมู่ได้เอง

3. สามารถตรวจสอบจำนวนเอกสารที่จัดเก็บได้ โดยการสร้าง Index ของเอกสารทุกตัวในระบบ

4. จัดการสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารได้

5. ตรวจสอบประวัติการเข้าดูเอกสารต่างๆ ได้

6. ใช้เทคโนโลยี OCR เข้ามาช่วยในการ rename ชื่อเอกสารต่างๆ ให้อัตโนมัติ เหมาะสำหรับองค์กรที่มีเอกสารจำนวนมากในแต่ละวัน

7. มีการแจ้งเตือนเอกสารที่ใกล้หมดอายุ ตามที่กำหนดไว้ โดยผู้ใช้งานจะสามารถเลือกได้ว่าจะลบเอกสารนั้นๆ ทิ้งหรือจะยังเก็บไว้

8. รองรับการ merge หรือ split PDF file ในระบบ ทำให้ผู้ใช้งานไม่จำเป็นต้องไปใช้งานใน Web ฟรีภายนอก เพื่อป้องกันการรั่วไหลของข้อมูล

ระบบ EZControl เหมาะกับองค์กรหลายหลากประเภท ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจการเงิน, ธุรกิจเทรดดิ้ง, การขนส่ง, การผลิต, การให้บริการ เป็นต้น

หากคุณสนใจรายละเอียดเพิ่มเติมสามารถติดต่อบริษัท ไอโคเน็กซ์ จำกัด ได้ที่ thaisales@iconext.co.th

รูปภาพจาก: https://freepik.com