デジタル時代における企業向けの
電子文書管理システム「イージーコントロール」

この2～3年間に、多くの企業が在宅勤務に合わせて働き方を調整しました。どこにいても勤務できるように、IT システムと業務プロセスに関する方針も変更されました。その中で最も入れ替わったシステムは、文書管理システムです。元々は紙文書で保管されていましたが、現在は徐々に電子ファイルとして保管されるようになりました。

電子文書を保管するメリットは次の通りです。

1. 紙文書の保管場所とコストを削減します。
2. 紙資料の紛失を削減します。紙資料は失ったり、破壊されたりするリスクがあります。しかし、電子文書管理システムを使用すれば、紙資料が電子化されて保管されますので、紙資料をなくしても、電子ファイルとして残ります。
3. 文書カテゴリを管理して、使用者がどこにいても簡単に文書ファイルを検索できます。事務所の書類保管室に入って探す必要はありません。
4. 文書のアクセス権限を管理します。重要な文書へのアクセス権限をある使用者のみに与えるように設定できます。

上記のメリットにより、最近電子文書管理システムは普及しつつあります。今回弊社アイコネクトが開発した「EZControl（イージーコントロール）」という電子文書管理システムをご紹介します。

EZControlは下記の主要な機能を提供します。

1. 文書検索：システムに保存されている文書ファイルの検索キーワードを簡単に設定できます。 各文書に対して最大50キーワードが設定可能です。

2. 文書カテゴリー：文書のカテゴリー名を設定する機能が提供されるので、文書ファイルをカテゴリごとに適切に保管できます。

3. ファイルアップロードの進捗確認：アップロードしたい文書の数量と各文書のインデックスを設定して、アップロードの進捗を確認できます。

4. アクセス権限： 各使用者の文書アクセス権限を設定できます。

5. 履歴情報：文書のアクセス履歴を参照できます。

6. 自動ファイル名変更：システムはファイル名を自動的に変更するOCR技術を提供します。この機能は、日常的に紙文書をたくさん取り扱う企業に適しています。

7. 期限切れの通知：アップロードした文書の有効期限を設定できます。期限切れが近づくと、システムは警告メッセージを表示します。有効期限が切れた文書を削除するか、そのまま保持し続けるかを選択できます。

8. PDFファイルの結合・分割：システムはPDFファイルの結合および分割機能を提供するため、外部の無料ウェブサイトを使用してファイルを結合または分割する必要はありません。これにより、データの漏洩を防ぐことができます。

EZControl システムは、金融業、物流業、製造業、商社、サービス業など、様々な業界に適しています。

EZControlシステムについてより詳しく知りたい方は、ぜひ弊社「アイコネクト」までお問い合わせ下さい。

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