Microsoft Power Automate ให้คุณสร้างระบบอัตโนมัติด้วยตัวเอง

ในทุกองค์กร ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจขนาดเล็กหรือใหญ่ ต่างก็มีงานซ้ำๆ ที่ต้องทำเป็นประจำทุกวัน เช่น การกรอกข้อมูลลง Excel, การติดตามการอนุมัติเอกสาร, การแจ้งเตือนสถานะงาน, หรือแม้แต่การบันทึกข้อมูลลูกค้า งานเหล่านี้ทำให้พนักงานเสียเวลาและไม่ได้สร้างมูลค่าเพิ่มเท่าที่ควร

หลายองค์กรจึงเริ่มมองหา “ระบบอัตโนมัติ (Automation)” เพื่อช่วยลดภาระงาน ทำให้บริหารจัดการได้ง่ายขึ้น และเพิ่มประสิทธิภาพให้กับทีมงาน

หนึ่งในเครื่องมือที่ตอบโจทย์ที่สุดในปัจจุบันก็คือ Microsoft Power Automate ซึ่งช่วยสร้าง Workflow อัตโนมัติได้อย่างรวดเร็ว โดยไม่จำเป็นต้องมีทักษะการเขียนโปรแกรม

Microsoft Power Automate คืออะไร

Power Automate คือเครื่องมือในชุด Microsoft Power Platform ที่ออกแบบมาเพื่อให้ผู้ที่ไม่เคยเขียนโปรแกรมมาก่อนสามารถสร้างกระบวนการทำงานแบบอัตโนมัติได้ด้วยตัวเอง ผ่านวิธีการ ลาก–วาง (Drag & Drop) และกำหนดเงื่อนไขแบบง่ายๆ เหมือนต่อบล็อกประกอบ จึงตอบโจทย์ทั้งผู้ใช้ทั่วไปและผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีที่ต้องการลดเวลาการพัฒนาแบบดั้งเดิม

ผู้ใช้งานไม่จำเป็นต้องมีพื้นฐานด้านการเขียนโปรแกรม ก็เริ่มต้นสร้างระบบอัตโนมัติได้ในรูปแบบ No-code
และสำหรับผู้ที่ต้องการปรับแต่งเพิ่มเติมก็สามารถใช้ Low-code เพื่อเขียนโค้ดเพียงเล็กน้อยในการเพิ่มเงื่อนไขพิเศษ ทำให้ยืดหยุ่นและรองรับงานที่ซับซ้อนได้มากขึ้น

อีกจุดเด่นสำคัญคือ Power Automate สามารถเชื่อมต่อกับระบบต่างๆ ภายในองค์กร และยังเชื่อมต่อกับบริการภายนอกได้อีกด้วย เช่น

• Microsoft 365 (Outlook, Teams, SharePoint)
• Excel, OneDrive
• Power BI
• SQL Server, Oracle
• SAP, Salesforce
• Line, Email
• ระบบ CRM / ERP ขององค์กร

ด้วย Connector จำนวนมหาศาลนี้ ทำให้ผู้ใช้งานสามารถสร้าง Workflow ที่เชื่อมต่อข้อมูลระหว่างระบบต่างๆ ได้อัตโนมัติ โดยไม่ต้องเสียเวลาเปิดหลายโปรแกรมหรือคัดลอกข้อมูลด้วยตัวเอง

ตัวอย่างการใช้งานจริงในแผนกต่างๆ

1. แผนกบุคคล

• การแจ้งเตือนวันทดลองงานครบกำหนด

เพื่อป้องกันปัญหาการลืมวันครบกำหนดทดลองงาน เนื่องจากมีพนักงานหลายคนเข้ามาในแต่ละเดือน Power Automate ช่วยคุณได้โดยการดึงข้อมูล “วันเริ่มงาน” และ “สถานะทดลองงาน” จากไฟล์ Excel หรือระบบ HR แล้วตั้งค่าให้ระบบส่งแจ้งเตือนอัตโนมัติไปยังแผนกบุคคล และหัวหน้างานล่วงหน้า เช่น 30 วันก่อนครบกำหนด เพื่อเตรียมประเมินผลได้ทันเวลา

• ระบบ Onboarding พนักงานใหม่

เมื่อ HR มีการเพิ่มชื่อพนักงานใหม่ลงในระบบหรือในไฟล์ Excel ก็สามารถใช้ Power Automate ดำเนินการต่อไปนี้ได้

• ส่งอีเมลต้อนรับพร้อมแนบคู่มือบริษัท, กฎระเบียบ, แบบฟอร์มต่างๆ
• สร้าง Checklist งานที่ HR ต้องทำ เช่น เตรียมเอกสาร, เปิด User Account, แจ้ง IT จัดเตรียมอุปกรณ์
• แจ้งเตือนหัวหน้าและทีมที่เกี่ยวข้องผ่าน Microsoft Teams ว่ามีพนักงานใหม่เข้ามาเมื่อไหร่ ต้องเตรียมอะไรบ้าง

2. แผนกบัญชีและการเงิน

• แจ้งเตือนใบแจ้งหนี้ใกล้ครบกำหนด

พนักงานบัญชีไม่ต้องคอยนั่งไล่ดู Excel หรือระบบ ERP ทุกวันว่าใบแจ้งหนี้ไหนใกล้ครบกำหนดชำระ เพราะ Power Automate สามารถตั้งให้ตรวจสอบวันที่ครบกำหนด แล้วส่งอีเมลแจ้งเตือนไปยังฝ่ายขาย ฝ่ายการเงิน หรือแม้แต่ส่งอีเมลแจ้งลูกค้าอัตโนมัติ เช่น เตือนล่วงหน้า 7 วัน ก่อนถึงกำหนดชำระ ลดปัญหาการลืมหรือชำระล่าช้า

• อัปโหลดเอกสารใบเสร็จเข้า OneDrive แล้วให้ระบบอ่านข้อมูล

เมื่อเจ้าหน้าที่ Scan หรือถ่ายรูปใบเสร็จแล้วอัปโหลดเข้าโฟลเดอร์ OneDrive หรือ SharePoint แล้วให้ Power Automate ที่เชื่อมกับ AI Builder ช่วย “อ่านข้อมูลจากภาพ” เช่น วันที่, เลขที่เอกสาร, จำนวนเงิน, ชื่อร้านค้า แล้วบันทึกลงในตาราง Excel หรือฐานข้อมูลโดยอัตโนมัติ ลดเวลาการพิมพ์ข้อมูลทีละบรรทัด และช่วยแก้ปัญหาการกรอกข้อมูลไม่ถูกต้องได้

• เคลียร์สถานะการจ่ายเงินโดยเชื่อมกับระบบ ERP

หลังจากฝ่ายการเงินทำการจ่ายเงินในระบบ ERP แล้ว Power Automate สามารถดึงข้อมูลสถานะการจ่ายจาก ERP หรือฐานข้อมูลมาปรับสถานะใน Excel, SharePoint หรือส่งอีเมลแจ้งทีมงานที่เกี่ยวข้องว่า “ชำระแล้ว” ทำให้ทุกฝ่ายรับรู้สถานะตรงกัน

3. แผนกจัดซื้อ

• ระบบอนุมัติการสั่งซื้อแบบอัตโนมัติ

เมื่อมีการกรอกใบขอซื้อ (PR) ผ่านฟอร์มออนไลน์ Power Automate จะสร้าง Workflow การอนุมัติอัตโนมัติ เช่น

• ถ้าวงเงินต่ำกว่า 50,000 บาท ส่งให้หัวหน้าฝ่ายอนุมัติ
• ถ้าวงเงินเกิน 50,000 บาท ส่งให้ผู้จัดการ หรือผู้บริหารอนุมัติ ระบบจะส่งอีเมลหรือแจ้งเตือนผ่าน Teams พร้อมปุ่ม Approve / Reject ให้กดได้ทันที และบันทึกผลอนุมัติลงระบบแบบ Real-time

• ติดตามสถานะใบสั่งซื้อและแจ้งเตือนผู้เกี่ยวข้อง

เมื่อใบขอซื้อได้รับการอนุมัติ Power Automate สามารถสร้างใบสั่งซื้อ (PO) อัตโนมัติ และอัปเดตสถานะ เช่น “รอส่งสินค้า” / “ได้รับสินค้าแล้ว” / “รอวางบิล” แล้วส่งแจ้งเตือนให้ผู้เกี่ยวข้อง เช่น แผนกคลังสินค้า, ฝ่ายบัญชี หรือผู้ร้องขอทราบ ทำให้ทุกฝ่ายเห็นสถานะเดียวกัน

• ดึงข้อมูลจาก Excel แล้วส่ง email สรุปยอดสั่งซื้อรายวัน

ทุกสิ้นวัน Power Automate สามารถดึงข้อมูลการสั่งซื้อจาก Excel หรือฐานข้อมูลมาทำเป็นรายงานสรุป แล้วส่งอีเมลรายงานให้ผู้จัดการหรือผู้บริหารโดยอัตโนมัติ ทำให้ไม่ต้องเสียเวลาทำรายงานด้วยมือเองทุกวัน

4. แผนกไอที

• สร้าง Ticket อัตโนมัติจากอีเมลแจ้งปัญหา

Power Automate สามารถอ่านอีเมลที่พนักงานส่งมาที่ฝ่าย IT Support  แล้วสร้าง Ticket ในระบบ Helpdesk อัตโนมัติ เช่น ดึงหัวข้อมาเป็นชื่อ Ticket, เก็บเนื้อหาอีเมลเป็นรายละเอียดปัญหา พร้อมกำหนดหมายเลข Ticket แล้วส่งอีเมลตอบกลับพนักงานว่า “ได้รับเรื่องแล้ว” โดยไม่ต้องให้เจ้าหน้าที่ไอทีมาสร้าง Ticket เองทีละเรื่อง

• ปรับสิทธิ์ผู้ใช้งานโดยอัตโนมัติเมื่อมีพนักงานเข้า-ออกงาน

เมื่อ HR เพิ่มพนักงานใหม่ หรือเปลี่ยนสถานะเป็นลาออกในไฟล์ Excel/SharePoint หรือในระบบ HR สามารถใช้ Power Automate เชื่อมต่อกับ Azure AD / Microsoft 365 เพื่อเพิ่มสิทธิ์การใช้งานระบบต่างๆ ให้พนักงานใหม่ และปิดการใช้งาน Account รวมถึงถอนสิทธิ์การเข้าถึงระบบเมื่อพนักงานลาออก ช่วยให้การจัดการสิทธิ์เป็นระบบ ปลอดภัย และลด Human Error

• ตรวจสอบ Log หรือสถานะ Server แล้วแจ้งเตือนผ่าน Microsoft Teams

Power Automate สามารถเชื่อมกับ Log หรือ Monitoring System เพื่อรับข้อมูลเหตุการณ์ต่างๆ เช่น Service ใช้งานไม่ได้, Disk ใกล้เต็ม, มี Error สำคัญ เมื่อเกิดเหตุ ระบบจะส่งข้อความเข้า Microsoft Teams หรือส่งอีเมลไปยังฝ่ายไอทีทันที ทำให้รู้ปัญหาได้แบบเรียลไทม์และแก้ไขปัญหาได้รวดเร็วขึ้น

ข้อดีของ Power Automate

มุมมองของผู้พัฒนาระบบ

✔ ลดเวลาในการพัฒนาระบบ ใช้การลาก–วางแทนการเขียนโค้ด
แทนที่จะต้องนั่งเขียนโปรแกรมยาวหลายร้อยบรรทัด Power Automate ให้คุณสร้างกระบวนการทำงานได้จากการลากวาง และกำหนดค่าผ่านหน้าต่าง UI ทำให้นักพัฒนาใช้เวลาน้อยลงมาก

✔ เรียนรู้ได้ง่าย ทำให้ทุกแผนกสามารถพัฒนา Workflow ได้เอง
ด้วยความเป็น No-code / Low-code พนักงานทุกแผนกจึงสามารถเรียนรู้และสร้าง Automation สำหรับงานประจำของตนได้ด้วยตัวเอง ลดภาระงานของฝ่ายไอที และช่วยให้แต่ละแผนกพัฒนาโซลูชันที่ตอบโจทย์งานได้ตรงเป้าหมาย

✔ เชื่อมต่อระบบได้สะดวกผ่าน Connectors
Power Automate มี Connector จำนวนมาก ซึ่งช่วยให้ผู้พัฒนาสามารถเชื่อมต่อระบบเดิมที่ใช้อยู่เข้ากับระบบใหม่บน Cloud หรือบริการ SaaS ได้ทันที เช่น เชื่อม Excel กับ SAP, เชื่อม SharePoint กับระบบ CRM หรือดึงข้อมูลจาก API เข้ามาใช้งาน ทำให้ระบบงานเก่าไม่ถูกทิ้ง และยังสามารถทำงานร่วมกับระบบใหม่ได้อย่างราบรื่น

✔ แก้ไขหรือปรับปรุง Workflow ได้ทันทีโดยไม่ต้อง Deploy ซ้ำ
การพัฒนาระบบแบบเดิมต้อง Build, Test, Deploy เมื่อมีการแก้ไข แต่ Power Automate ช่วยให้ผู้พัฒนาสามารถปรับขั้นตอนแก้ไขเงื่อนไข เพิ่ม Action หรือลบส่วนที่ไม่จำเป็นได้ทันที และใช้งานได้ทันทีหลังบันทึก ลดความยุ่งยากและลดเวลา Downtime ของระบบอย่างมาก

มุมมองของผู้ใช้งาน

✔ ลดงานซ้ำซ้อนสามารถโฟกัสกับงานที่สร้างมูลค่าเพิ่มมากขึ้น
งานที่ต้องทำทุกวัน เช่น การป้อนข้อมูล การส่งอีเมลแจ้งเตือน หรือการติดตามงาน สามารถปล่อยให้ระบบจัดการแทนได้ ทำให้ User มีเวลาไปจัดการงานอื่นที่สร้างมูลค่าได้มากกว่า

✔ ลดข้อผิดพลาดจากการทำงานด้วยมือ
เมื่อให้ระบบช่วยระมวลผล เช่น คัดลอกข้อมูล ตรวจสอบวันที่ คำนวณตัวเลข หรือส่งข้อมูลระหว่างโปรแกรม จะช่วยลด Human Error ที่มักเกิดขึ้นในการทำงานด้วยมือ เช่น ลืมบันทึกข้อมูล คีย์ผิด หรือส่งอีเมลผิดคน

✔ ได้รับการแจ้งเตือนและติดตามงานแบบ Real-time
Power Automate สามารถส่งแจ้งเตือนผ่านอีเมลหรือ Microsoft Teams ทำให้ผู้ใช้งานรู้สถานะงานทันที เช่น งานอนุมัติ การอัปเดตข้อมูล หรือปัญหาที่ต้องแก้ไข จึงทำงานได้เร็วขึ้น

✔ ตรวจสอบง่ายและโปร่งใส
ไม่จำเป็นต้องคอยติดตามงาน เพราะระบบจะแสดงสถานะทันทีว่าอยู่ขั้นตอนใด ใครอนุมัติแล้ว ใครยังไม่ดำเนินการ ทำให้งานโปร่งใสและตรวจสอบง่ายขึ้นมาก

มุมมองขององค์กร

 

✔ เพิ่มความเร็วในการทำงานของทุกแผนก
เมื่อกระบวนการต่างๆ กลายเป็นอัตโนมัติ ทั้งองค์กรจะทำงานได้เร็วขึ้น ลดคอขวด และเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารจัดการข้อมูลและงานต่างๆ

✔ ลดต้นทุนด้านแรงงานและเวลา
หลายงานที่เคยต้องจ้างคนทำ สามารถให้ระบบจัดการแทนได้ เช่น งานคีย์ข้อมูล งานแจ้งเตือน งานตรวจสอบเอกสาร ช่วยลดต้นทุนโดยรวมอย่างมีนัยสำคัญ

✔ เพิ่มความถูกต้องแม่นยำ
การให้ระบบทำงานตามเงื่อนไขที่กำหนดไว้ ช่วยลดความผิดพลาดจากมนุษย์ ทำให้งานมีมาตรฐานและมีเสถียรภาพมากขึ้น

✔ ส่งเสริมวัฒนธรรมการทำงานแบบดิจิทัล
Power Automate ช่วยกระตุ้นให้ทุกแผนกเริ่มสร้าง Automation ของตัวเอง เป็นจุดเริ่มต้นของวัฒนธรรมการทำงานแบบดิจิทัล ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญขององค์กรยุคใหม่

✔ เป็นรากฐานสำคัญสำหรับการทำ Digital Transformation และ AI Automation ในอนาคต
เมื่อองค์กรมีระบบอัตโนมัติที่ดี จะสามารถต่อยอดสู่การใช้ AI วิเคราะห์ข้อมูล, ทำ Predictive Analytics หรือสร้างระบบอัตโนมัติเชิงลึกขึ้นได้ Power Automate จึงเป็นรากฐานสำคัญของการสร้างองค์กรยุคใหม่ที่พร้อมต่อการแข่งขันในระยะยาว

บริการจากบริษัทไอโคเน็กซ์

เพื่อช่วยให้องค์กรของคุณนำ Power Automate มาใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพที่สุด บริษัทไอโคเน็กซ์จึงมีบริการแบบครบวงจรได้แก่

1. บริการให้คำปรึกษาด้านการประยุกต์ใช้ Power Automate ในองค์กร

• วิเคราะห์ปัญหาและกระบวนการทำงานที่เหมาะกับการทำ Automation
• ออกแบบ Workflow ที่เหมาะสมและปรับให้เข้ากับระบบงานขององค์กร
• แนะนำแนวทางการวางสถาปัตยกรรม Automation ให้รองรับการเติบโตในอนาคต

2. บริการพัฒนาระบบอัตโนมัติด้วยทีมผู้เชี่ยวชาญ Power Automate

• พัฒนา Workflow แบบ End-to-End
• เชื่อมต่อระบบภายในองค์กร์ เช่น ระบบ HR, ฐานข้อมูลระบบต่างๆ
• เชื่อมต่อระบบภายนอก เช่น บริการคลาวด์ เว็บไซต์ที่ต้องการดึงข้อมูลไปใช้งาน
• บริการดูแลและปรับปรุงระบบหลังส่งมอบงาน

3. บริการจัดอบรม Power Automate สำหรับพนักงานและผู้ดูแลระบบ

พิเศษสำหรับองค์กรที่ต้องการให้พนักงานเรียนรู้ว่า Power Automate สามารถเข้ามาช่วยงานด้านใดได้บ้าง เรามีบริการจัดอบรมพื้นฐานการพัฒนาระบบอัตโนมัติ (RPA – Robotic Process Automation) ด้วย Microsoft Power Automate โดยนักพัฒนาระบบผู้เชี่ยวชาญด้าน RPA ซึ่งให้คำแนะนำสำหรับองค์กรคุณได้ว่าเครื่องมือในการพัฒนาระบบอัตโนมัติแบบใดที่เหมาะกับองค์กรของคุณ

สนใจขอคำปรึกษา ให้เราช่วยพัฒนาระบบหรือจัดอบรม Power Automate สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ thaisales@iconext.co.th หรือกรอกข้อมูลใน Inquiry Form

เป็นเพื่อนกับเราเพื่อรับข่าวสารอัปเดต หรือสอบถามโซลูชันด้านไอทีที่คุณสนใจ สแกน QR Code นี้ได้เลยค่ะ