ระบบการจัดการเอกสาร ISO ลดเวลาทำงานด้วยแนวคิดไร้กระดาษ

“WOLF ISO” คือ ซอฟต์แวร์ที่ช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน โดยเพิ่มฟังก์ชันการจัดการมาตรฐาน ISO ในระบบ WOLF Approve ซึ่งเป็นระบบ Workflow สำหรับยื่นขออนุมัติและทำการอนุมัติแบบออนไลน์

การจัดการเอกสาร ISO เป็นเรื่องยาก หันมาใช้ระบบดีกว่าไหม

ISO เป็นตัวย่อขององค์การระหว่างประเทศเพื่อดูแลจัดการด้านมาตรฐาน (International Organization for Standardization) โดยกำหนดมาตรฐานสากลสำหรับผลิตภัณฑ์และบริการให้มีคุณภาพเดียวกันทั่วโลก และมาตรฐานที่ ISO กำหนดขึ้นเรียกว่า “มาตรฐาน ISO” โดยมาตรฐานนี้เป็นมาตรฐานสากลสำหรับผลิตภัณฑ์และระบบบริหารจัดการ บริษัทที่ได้รับมาตรฐานดังกล่าวจะได้รับความไว้วางใจในด้านคุณภาพของผลิตภัณฑ์และบริการ ตลอดจนมีความน่าเชื่อถือมากขึ้นเมื่อดำเนินธุรกิจในตลาดต่างประเทศ

อย่างไรก็ตาม การได้รับและรักษามาตรฐาน ISO ต่อไปไม่ใช่เรื่องง่าย เนื่องจากต้องมีการจัดการเอกสารและงานธุรการที่ละเอียดและซับซ้อน เพื่อแก้ปัญหาเหล่านี้ WOLF ISO ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์เฉพาะสำหรับรักษาและบริหารจัดการมาตรฐาน ISO จึงถูกพัฒนาขึ้นเพื่อใช้ร่วมกับระบบ WOLF Approve เหมาะสำหรับธุรกิจที่มีปัญหาดังต่อไปนี้

“ต้องการเลิกใช้เอกสาร ISO ที่เป็นกระดาษ…”

“กังวลว่าเอกสารที่พนักงานใช้อยู่เป็นเวอร์ชันล่าสุดหรือไม่…”

ทำให้จัดการเอกสารและตรวจสอบภายในตามมาตรฐาน ISO ได้เข้าใจง่ายขึ้น

คุณสมบัติของระบบจัดการเอกสาร ISO “WOLF ISO” มีดังต่อไปนี้

1) ระบบทำงานบนคลาวด์

การจัดเก็บข้อมูล การควบคุมเวอร์ชันของเอกสาร การสร้างเอกสาร ISO รวมถึงการอนุมัติและการตรวจสอบภายใน สามารถดำเนินการได้อย่างง่ายดายบนคลาวด์ ไม่จำเป็นต้องติดตั้งระบบในสำนักงาน ผู้ใช้งานสามารถเข้าถึงได้อย่างปลอดภัยจากทุกที่เพียงแค่เชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ต

2) การจัดการเอกสารตามมาตรฐาน ISO

มีฟังก์ชันการจัดการเอกสารที่สอดคล้องกับข้อกำหนดการจัดการเอกสาร ISO9001 โดยเงื่อนไขที่ถูกกำหนดไว้ในระบบมีดังต่อไปนี้

・เอกสารที่เก็บไว้ในระบบจะต้องได้รับการอนุมัติก่อนเผยแพร่

・เอกสารที่ใช้ต้องเป็นเวอร์ชันล่าสุด

・สามารถตรวจสอบประวัติการเปลี่ยนแปลงของเอกสารได้

・สามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารที่เผยแพร่ได้

นอกจากนี้ยังสามารถค้นหาเอกสารที่เผยแพร่ในระบบและดูเอกสารเวอร์ชันเก่าได้อีกด้วย สำหรับการสร้างเอกสารใหม่สามารถทำได้ง่ายตามขั้นตอนการอนุมัติเอกสารแต่ละฉบับ

3) ฟังก์ชันตรวจสอบภายใน

บริษัทที่ได้รับมาตรฐาน ISO จะต้องผ่านการตรวจสอบจากภายนอกเป็นระยะโดยหน่วยงานซึ่งเป็นบุคคลที่สาม รวมถึงดำเนินการตรวจสอบภายในบริษัทเองด้วย ระบบ WOLF ISO มีฟังก์ชันสำหรับตรวจสอบภายในดังต่อไปนี้

・สร้างแผนการตรวจสอบภายใน

・ผู้ตรวจสอบภายในระบุหัวข้อการตรวจสอบในระบบและสร้างรายการตรวจสอบ

・ออกรายงานการตรวจสอบภายใน

4) รายงานความไม่สอดคล้องและการดำเนินการแก้ไข

หากมีความไม่สอดคล้อง (Nonconformity) กับข้อกำหนดที่ระบุโดยมาตรฐาน ISO จำเป็นต้องกำหนดมาตรการรับมือความไม่สอดคล้องกับข้อกำหนดและมาตรการป้องกันการเกิดซ้ำ ซึ่งระบบอนุญาตให้ผู้ใช้งานรายงานความไม่สอดคล้องด้วยวิธีดังต่อไปนี้

1. หากผู้ตรวจสอบภายในพบว่าพนักงานไม่ปฏิบัติตามขั้นตอนที่ระบุไว้ในเอกสารมาตรฐาน ISO ผู้ตรวจสอบภายในจะสร้างคำขอดำเนินการแก้ไข (CAR: Corrective Action Request) ในระบบ
2. หากพบเหตุการณ์ เช่น พนักงานไม่สวมหมวกนิรภัยในสถานที่ทำงาน ผู้ใช้ระบบจะสร้างคำร้องขอดำเนินการแก้ไขและส่งไปยังฝ่ายที่เกี่ยวข้อง

วัตถุประสงค์ของการสร้างคำขอดำเนินการแก้ไขไม่เพียงแค่ขอให้แก้ไขเท่านั้น แต่ยังต้องชี้แจงสาเหตุที่แท้จริงและกำจัดสาเหตุเหล่านั้นด้วย ผู้ใช้งานสามารถสร้างคำขอดำเนินการแก้ไขในระบบตามกระบวนการแจ้งความไม่สอดคล้องกับข้อกำหนดและขอให้ดำเนินการแก้ไข แล้วขออนุมัติจากผู้จัดการฝ่ายจัดการคุณภาพ (QMR) หลังจากนั้นผู้จัดการ (Manager) จะระบุมาตรการแก้ไข บันทึกผล และขออนุมัติคำร้องขอดำเนินการแก้ไขจากผู้จัดการฝ่ายจัดการคุณภาพให้พิจารณาอนุมัติในขั้นตอนสุดท้าย

ระบบการจัดการเอกสาร ISO เหมาะสำหรับอุตสาหกรรมการผลิตและโรงงาน

ข้อดีของการใช้ระบบการจัดการเอกสาร WOLF ISO

・สามารถใช้งานได้ทันทีหลังการติดตั้ง โดยไม่จำเป็นต้องพัฒนาระบบ

・ใช้งานง่าย ไม่จำเป็นต้องมีทักษะด้านไอที

・สามารถใช้งานบนอุปกรณ์ต่างๆ (PC/แท็บเล็ต/สมาร์ทโฟน) และบันทึกผลการตรวจสอบภายในบนแอปพลิเคชัน WOLF Approve ที่ติดตั้งบนสมาร์ทโฟนได้

・ใช้ระบบคลาวด์ที่ปลอดภัยของ Microsoft เพื่อป้องกันข้อมูลรั่วไหลและสูญหาย

・ส่งเสริมการทำงานแบบไร้กระดาษ

・มีส่วนช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน โดยลดเวลาการทำงานได้

สนใจสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ thaisales@iconext.co.th หรือคลิก Inquiry Form

บทความที่เกี่ยวข้อง：

สะดวก รวดเร็ว ประหยัดค่าใช้จ่าย ด้วยระบบอนุมัติและจัดการเอกสารออนไลน์