ทำไม RPA จึงมีความสำคัญต่อองค์กรในยุคดิจิทัล

RPA หรือ Robotic Process Automation เป็นเทคโนโลยีที่ถูกพัฒนาขึ้นมาให้ตอบโจทย์การทำงานแบบอัตโนมัติ (Automatic Process) จากรูปแบบเดิมที่พนักงานทำงานเป็น Routine สามารถลดเวลาการทำงาน ลดข้อผิดพลาด และได้ผลลัพธ์ที่มากขึ้น

เป็นเวลาหลายปีแล้วที่ RPA ถูกนำเข้ามาช่วยเพิ่มศักยภาพการทำงานในองค์กรทุกประเภททั้งในไทยและต่างประเทศ ปัจจุบันเครื่องมือ RPA ได้รับการพิสูจน์จากองค์กรต่างๆ แล้วว่า สามารถทำงานได้ดี มีประสิทธิภาพ นำมาประยุกต์และพัฒนาให้ตอบโจทย์การทำงานร่วมกับ Application ต่างๆ ของแต่ละแผนกหรือทุกภาคส่วนขององค์กร

ในปัจจุบัน RPA สามารถทำงานได้กับทุกๆ Platform บนคอมพิวเตอร์ และโปรแกรมต่างๆ บน Windows อีกทั้งยังสามารถส่ง e-mail อัตโนมัติ นอกจากนี้ยังเชื่อมต่อกับ Website และระบบ SAP หรือระบบ ERP ต่างๆ รวมทั้งระบบงานอื่นๆ ที่องค์กรใช้อยู่ได้อย่างง่ายดาย

จุดเด่นของ RPA

• ใช้งานง่าย ทำงานร่วมกับ Application ระดับองค์กรได้เป็นอย่างดี
• สามารถปรับขยายระบบ รองรับการเติบโตของธุรกิจได้
• มีความมั่นคงปลอดภัยภายในระบบ ตอบโจทย์การใช้งานในธุรกิจการเงิน
• ผสานเข้ากับ AI, Analytics tools และรองรับ Digital Workforce ได้อย่างครบวงจร
• มีทีมงานระดับมืออาชีพคอยให้คำแนะนำ และประยุกต์ใช้งานได้ในทุกอุตสาหกรรม

ตัวอย่างกระบวนการอัตโนมัติที่นำ RPA มาใช้งาน

1. การกระทบยอดใบแจ้งหนี้

ฝ่ายบัญชีนำ RPA มาช่วยในการทำ Invoice Reconciliation เพื่อลดเวลาการกระทบยอดของใบแจ้งหนี้และข้อมูลการสั่งซื้อสินค้า โดยพนักงานบัญชีเพียงสแกนเอกสารใบแจ้งหนี้ที่ต้องการตรวจสอบแล้วนำมาเก็บไว้ใน Folder และสั่งให้ Robot ทำงาน โดยใช้ฟังก์ชัน OCR ดึงข้อมูลออกมา แล้วทำการบันทึกข้อมูลและตรวจสอบความถูกต้องของรายการใบแจ้งหนี้ การทำงานของ Robot จะใช้เวลาเพียงไม่เกิน 5 วินาทีต่อ 1 ใบแจ้งหนี้ และยังลดความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นจากการตรวจสอบด้วยสายตาได้

2. การชำระเงินของลูกค้า

ฝ่ายการเงินนำ RPA มาใช้ช่วยตรวจสอบการชำระเงินของลูกค้า โดยการดึงข้อมูล Statement ผ่านเว็บไซต์ธนาคาร จากนั้นนำมาประมวลผลตาม process ภายใน ทำรายงานและอัปเดตข้อมูลเข้าสู่ระบบภายใน ทำให้ทราบสถานะและติดตามการชำระเงินของลูกค้าได้ทันที

3. ตรวจสอบเอกสารการส่งสินค้า

แผนกจัดซื้อนำ RPA มาช่วยตรวจสอบความถูกต้องของการส่งสินค้าโดยการเทียบข้อมูลสินค้าระหว่างใบขนสินค้าและใบเสนอราคา โดยใช้เทคโนโลยี RPA ร่วมกับ OCR จากนั้นนำข้อมูลไปจัดเก็บในระบบจัดการเอกสารได้ทันที เพิ่มความถูกต้องและลดเวลาการทำงานของพนักงานลงได้ 100%

4. การบันทึกรายการบัญชี

แผนกบัญชีที่ต้องบันทึกรายการบัญชี (Journal Vouchers) จำนวนมากลงระบบ ERP สามารถใช้ RPA ช่วยนำเข้าข้อมูลได้ พนักงานเพียงแค่จัดเตรียมข้อมูลไว้ในรูปแบบ Excel จากนั้น RPA จะทำหน้าที่นำเข้าข้อมูลสู่ระบบได้ทันที และพนักงานสามารถตรวจสอบความถูกต้องของการนำเข้าข้อมูลได้

5. การดึงข้อมูลคำสั่งซื้อ

แผนกจัดซื้อที่ต้องบันทึกข้อมูลการจัดซื้อจากใบสั่งซื้อเข้าระบบฐานข้อมูล นำ RPA มาช่วยในการดึงข้อมูลจากเอกสารและนำเข้าสู่ระบบได้แบบอัตโนมัติ สามารถตรวจสอบความถูกต้อง และแจ้งให้พนักงานทราบได้ สามารถลดเวลาและเพิ่มความถูกต้องในการทำงานจากเดิมได้อย่างมีประสิทธิภาพ

จากฟังก์ชันและความสามารถของเครื่องมือ RPA สามารถนำไปประยุกต์และพัฒนา Automation Process มากมายในแต่ละแผนก

• ธนาคารและการเงินใช้ RPA ในการตรวจสอบข้อมูลต่างๆ ย้ายข้อมูลข้ามระบบ Application ของธนาคาร จัดการข้อมูลลูกค้าของธนาคาร สร้างรายงานต่างๆ และอื่นๆ อีกมากมาย
• ธุรกิจค้าปลีกใช้ RPA ในการจัดการข้อมูลสินค้าจาก Supplier ซึ่งถูกส่งมาในรูปแบบที่แตกต่างกัน รวบรวมข้อมูลและเปรียบเทียบราคาจากเว็บไซต์ของคู่ค้าและคู่แข่ง ตลอดจนจัดการข้อมูลด้านการตลาดและข้อมูลของลูกค้า
• ธุรกิจโรงงานและการผลิตใช้ RPA ในการจัดการข้อมูลคลังสินค้า การขนส่ง การตรวจสอบข้อมูลจาก Supplier และเปรียบเทียบราคาจาก Supplier หลายเจ้าโดยอัตโนมัติ
• ภาครัฐใช้ RPA ในการจัดการข้อมูลจากแบบฟอร์มต่างๆ โดยนำเข้าระบบงานแบบอัตโนมัติ ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลในระบบ ผสานระบบเก่าเข้ากับ Application ที่มีการพัฒนาขึ้นใหม่
• แผนก HR ใช้ RPA ในการจัดการข้อมูลเงินเดือน สวัสดิการ การบริหาร และรายงานต่างๆ ด้านทรัพยากรบุคคล

จากตัวอย่างข้างต้น จะเห็นได้ว่าเทคโนโลยี RPA เป็นสิ่งสำคัญต่อองค์กรที่ต้องการขับเคลื่อนธุรกิจในยุคที่จำเป็นต้องลดต้นทุน และเพิ่มประสิทธิภาพและศักยภาพในการทำงานของพนักงาน ซึ่งปัจจุบันมีการแข่งขันกันสูง

หากคุณสนใจรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการนำ RPA ไปใช้ในองค์กร สามารถติดต่อเราได้ที่ thaisales@iconext.co.th หรือคลิก แบบฟอร์มสอบถามข้อมูล

ภาพจาก freepik.com

บทความที่เกี่ยวข้อง

เพิ่มประสิทธิภาพงานบัญชีด้วยเทคโนโลยี RPA