EN
JP
หลายองค์กรจำเป็นต้องมีรถยนต์ส่วนกลางของบริษัทเพื่ออำนวยความสะดวกในการปฏิบัติหน้าที่ของพนักงาน ยิ่งถ้ามีรถส่วนกลางหลายคัน การจองรถและการจัดรถผ่านแบบฟอร์มกระดาษหรือโทรแจ้งผู้รับผิดชอบก็อาจทำให้เกิดความผิดพลาดได้ง่าย
บริษัทไอโคเน็กซ์ได้พัฒนาระบบจองรถบริษัทไว้ใช้ภายในองค์กร และพบว่าระบบช่วยให้พนักงานจองรถได้ง่ายขึ้น ฝ่ายแอดมินก็จัดรถได้สะดวกขึ้น ไม่จำเป็นต้องส่งแบบฟอร์มกระดาษหรือโทรเช็คกับแอดมินทุกครั้ง
จองรถและจัดรถแบบออนไลน์ได้ง่ายๆ ด้วย 3 ฟังก์ชันหลัก
1. จองรถ: เปลี่ยนจากเขียนใบจองรถมาใช้วิธีป้อนข้อมูลลงในระบบ เพียงกรอกข้อมูลที่จำเป็นแล้วกดส่งคำขอจองรถเท่านั้น ระบบก็จะส่งอีเมลให้หัวหน้างาน แอดมินและผู้เกี่ยวข้อง
ผู้จองรถสามารถระบุตำแหน่งที่ตั้งของสถานที่ปลายทางบน Google Map เพื่อให้แอดมินผู้จัดรถและคนขับรถได้ทราบพิกัดที่ถูกต้อง
2. อนุมัติการจองรถ: เมื่อได้รับอีเมลการขอจองรถจากพนักงาน หัวหน้างานสามารถคลิกลิ้งก์ในอีเมลเพื่อล็อกอินเข้าสู่ระบบ และตรวจสอบรายละเอียดการจองรถพร้อมทำการอนุมัติได้ทันที
3. จัดเตรียมรถ: เมื่อหัวหน้างานอนุมัติการจองรถแล้ว ระบบจะส่งอีเมลแจ้งแอดมินโดยอัตโนมัติ
แอดมินสามารถตรวจสอบรายละเอียดและกรอกข้อมูลที่จำเป็นในการจัดเตรียมรถ เมื่อดำเนินการเรียบร้อยแล้ว ระบบจะส่งอีเมลแจ้งรายละเอียดให้ผู้เกี่ยวข้องรับทราบ
นอกจากนี้ แอดมินยังสามารถจัดการกรณีต่อไปนี้ได้อีกด้วย
- หากพบว่าข้อมูลที่พนักงานกรอกมายังไม่ถูกต้อง แอดมินสามารถตีกลับคำร้องนั้น เพื่อให้พนักงานแก้ไขข้อมูลให้ถูกต้องและส่งมาอีกครั้ง
- สามารถแก้ไขข้อมูลรถที่จัดเตรียมไว้แล้ว และแจ้งรายละเอียดแก้ผู้เกี่ยวข้องทางอีเมลได้อัตโนมัติ
- สามารถยกเลิกการจองในกรณีที่พนักงานไม่ต้องการใช้รถแล้ว
สรุปข้อมูลประวัติการจองรถ
ข้อมูลการจองรถทั้งหมดจะถูกเก็บไว้ในระบบ และสามารถนำออกมาเป็นไฟล์ Excel และแชร์ข้อมูลให้แผนกบัญชีเพื่อนำไปคำนวณต้นทุนของแต่ละโปรเจคหรือแต่ละแผนกได้
ข้อดีของระบบจองรถ
- ทำงานสะดวกขึ้น สามารถจองรถ อนุมัติ และจัดรถได้แบบออนไลน์ในระบบเดียว
- ลดความผิดพลาดจากการกรอกเอกสารใบจองรถ และลดการสูญหายของข้อมูล
- ลดต้นทุนที่เกี่ยวกับการใช้กระดาษ
- แชร์ข้อมูลระหว่างผู้จอง ผู้อนุมัติ แอดมิน/บัญชี และพนักงานขับรถได้อย่างมีประสิทธิภาพ
หากองค์กรของคุณยังไม่มีระบบจองรถส่วนกลางของบริษัท หรือมีปัญหาในการจองและจัดรถ สามารถติดต่อสอบถามหรือให้เรา demo ระบบได้ที่ thaisales@iconext.co.th หรือคลิกที่ Inquiry Form
บทความที่เกี่ยวข้อง:
ระบบจองรถของบริษัท ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในสำนักงาน
ระบบ HR ยุคดิจิทัลตอบโจทย์การทำงานของทั้งแผนกบุคคลและพนักงานในองค์กร
ระบบ Workflow อนุมัติและจัดการเอกสารออนไลน์
