ระบบจองรถบริษัท เครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้ปฏิบัติงานสะดวกยิ่งขึ้น

หลายองค์กรจำเป็นต้องมีรถยนต์ส่วนกลางของบริษัทเพื่ออำนวยความสะดวกในการปฏิบัติหน้าที่ของพนักงาน ยิ่งถ้ามีรถส่วนกลางหลายคัน การจองรถและการจัดรถผ่านแบบฟอร์มกระดาษหรือโทรแจ้งผู้รับผิดชอบก็อาจทำให้เกิดความผิดพลาดได้ง่าย

บริษัทไอโคเน็กซ์ได้พัฒนาระบบจองรถบริษัทไว้ใช้ภายในองค์กร และพบว่าระบบช่วยให้พนักงานจองรถได้ง่ายขึ้น ฝ่ายแอดมินก็จัดรถได้สะดวกขึ้น ไม่จำเป็นต้องส่งแบบฟอร์มกระดาษหรือโทรเช็คกับแอดมินทุกครั้ง

ระบบจองรถพัฒนาโดยบริษัทไอโคเน็กซ์
หน้าจอล็อกอินระบบจองรถบริษัท

จองรถและจัดรถแบบออนไลน์ได้ง่ายๆ ด้วย 3 ฟังก์ชันหลัก

1. จองรถ: เปลี่ยนจากเขียนใบจองรถมาใช้วิธีป้อนข้อมูลลงในระบบ เพียงกรอกข้อมูลที่จำเป็นแล้วกดส่งคำขอจองรถเท่านั้น ระบบก็จะส่งอีเมลให้หัวหน้างาน แอดมินและผู้เกี่ยวข้อง

ผู้จองรถสามารถระบุตำแหน่งที่ตั้งของสถานที่ปลายทางบน Google Map เพื่อให้แอดมินผู้จัดรถและคนขับรถได้ทราบพิกัดที่ถูกต้อง

หน้าจอการจองรถ
หน้าจอการจองรถ

2. อนุมัติการจองรถ: เมื่อได้รับอีเมลการขอจองรถจากพนักงาน หัวหน้างานสามารถคลิกลิ้งก์ในอีเมลเพื่อล็อกอินเข้าสู่ระบบ และตรวจสอบรายละเอียดการจองรถพร้อมทำการอนุมัติได้ทันที

หน้าจออนุมัติการจองรถ
หน้าจออนุมัติการจองรถ

3. จัดเตรียมรถ: เมื่อหัวหน้างานอนุมัติการจองรถแล้ว ระบบจะส่งอีเมลแจ้งแอดมินโดยอัตโนมัติ

แอดมินสามารถตรวจสอบรายละเอียดและกรอกข้อมูลที่จำเป็นในการจัดเตรียมรถ เมื่อดำเนินการเรียบร้อยแล้ว ระบบจะส่งอีเมลแจ้งรายละเอียดให้ผู้เกี่ยวข้องรับทราบ

หน้าจอจัดเตรียมรถ
หน้าจอจัดเตรียมรถ

นอกจากนี้ แอดมินยังสามารถจัดการกรณีต่อไปนี้ได้อีกด้วย

  • หากพบว่าข้อมูลที่พนักงานกรอกมายังไม่ถูกต้อง แอดมินสามารถตีกลับคำร้องนั้น เพื่อให้พนักงานแก้ไขข้อมูลให้ถูกต้องและส่งมาอีกครั้ง
  • สามารถแก้ไขข้อมูลรถที่จัดเตรียมไว้แล้ว และแจ้งรายละเอียดแก้ผู้เกี่ยวข้องทางอีเมลได้อัตโนมัติ
  • สามารถยกเลิกการจองในกรณีที่พนักงานไม่ต้องการใช้รถแล้ว

สรุปข้อมูลประวัติการจองรถ

ข้อมูลการจองรถทั้งหมดจะถูกเก็บไว้ในระบบ และสามารถนำออกมาเป็นไฟล์ Excel และแชร์ข้อมูลให้แผนกบัญชีเพื่อนำไปคำนวณต้นทุนของแต่ละโปรเจคหรือแต่ละแผนกได้

รายงานสรุปการจองรถ
รายงานสรุปการจองรถ

ข้อดีของระบบจองรถ

  • ทำงานสะดวกขึ้น สามารถจองรถ อนุมัติ และจัดรถได้แบบออนไลน์ในระบบเดียว
  • ลดความผิดพลาดจากการกรอกเอกสารใบจองรถ และลดการสูญหายของข้อมูล
  • ลดต้นทุนที่เกี่ยวกับการใช้กระดาษ
  • แชร์ข้อมูลระหว่างผู้จอง ผู้อนุมัติ แอดมิน/บัญชี และพนักงานขับรถได้อย่างมีประสิทธิภาพ

หากองค์กรของคุณยังไม่มีระบบจองรถส่วนกลางของบริษัท  หรือมีปัญหาในการจองและจัดรถ สามารถติดต่อสอบถามหรือให้เรา demo ระบบได้ที่ thaisales@iconext.co.th หรือคลิกที่ Inquiry Form

บทความที่เกี่ยวข้อง:

ระบบจองรถของบริษัท ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในสำนักงาน

ระบบ HR ยุคดิจิทัลตอบโจทย์การทำงานของทั้งแผนกบุคคลและพนักงานในองค์กร

ระบบ Workflow อนุมัติและจัดการเอกสารออนไลน์

ระบบบริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในสำนักงานยุค New Normal ด้วยโซลูชัน RPA ช่วยลดเวลา ค่าใช้จ่าย และความผิดพลาดที่เกิดจากคน