Paperless Solution จำเป็นอย่างไรในยุค Digital

Paperless Solution เป็นการจัดเก็บเอกสารในรูปแบบ Digital เพื่อลดการใช้งานเอกสารในรูปแบบกระดาษ ซึ่งก็คือแนวคิดในการประหยัดกระดาษนั่นเอง

ลองมาดูกันว่าองค์กรของคุณกำลังประสบปัญหาเหล่านี้อยู่หรือไม่

– จำนวนเอกสารที่เป็นกระดาษมีจำนวนมากและมีปริมาณเพิ่มมากขึ้นทุกปี

– ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวกับกระดาษเพิ่มขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการซื้อกระดาษ การจัดเก็บ รวมทั้งการทำลาย

– เอกสารสูญหายระหว่างการดำเนินการ ยากต่อการติดตาม ทำให้ต้องจัดทำเอกสารขึ้นใหม่

– ขั้นตอนอนุมัติเอกสารที่ล่าช้าต้องส่งต่อเอกสารหลายขั้นตอน ทำให้การทำงานใช้เวลามากขึ้น

– ใช้เวลานานในการค้นหาและตรวจสอบเอกสาร

– บุคคลภายนอกเข้าถึงข้อมูลในเอกสารได้

หากคุณพบปัญหาเหล่านี้ เราเชื่อว่า Paperless solution จะสามารถตอบโจทย์ในองค์กรของคุณได้อย่างแน่นอน

ข้อดีของการมีระบบ Paperless มาช่วยจัดการเรื่องเอกสาร

1. ลดต้นทุนการดำเนินงานที่เกี่ยวข้องกับกระดาษ

2. บริหารจัดการเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ไฟล์ จัดเก็บง่าย และสามารถกู้ข้อมูลกลับมาได้อีกด้วย

3. มีการเข้ารหัสเอกสาร เพื่อยกระดับความปลอดภัยของข้อมูล

4. เพิ่มประสิทธิภาพในระบบงานได้ โดยการสร้างรูปแบบการอนุมัติออนไลน์

ตัวอย่างเอกสารที่สามารถจัดการด้วยระบบ Paperless solution

– การออกสลิปเงินเดือน แบบ E-Slip โดยการส่งผ่านอีเมล

– การออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายหรือ 50 ทวิ โดยใช้ E-50 Tawi

– การออกหนังสือรับรองส่วนบุคคลต่างๆ โดยใช้ E-Certificate

– การออกใบสั่งซื้อผ่านระบบ E-Procurement

นอกจากประโยชน์ข้างต้นแล้ว ในช่วงที่มี COVID-19 ระบาด การใช้ Paperless Solution ยังช่วยลดการสัมผัสกันโดยไม่จำเป็น และยังรับส่งเอกสารได้ง่ายแม้ว่าพนักงานจะทำงานที่บ้าน (Work From Home) ก็ตาม

หากต้องการทราบรายละเอียดเกี่ยวกับระบบ “Paperless Solution” สามารถติดต่อสอบถามได้ที่ thaisales@iconext.co.th