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企業において社用車や共用車を日常的に利用している場合でも、予約管理はいまだに Excel ファイル、メール、電話による調整に依存しているケースが少なくありません。
その結果、予約情報の重複やデータの不整合が発生しやすく、リアルタイムでの車両空き状況や予約ステータスを把握できないという課題が生じがちです。
こうした課題を解決するためには、情報を一元管理できるシステムを導入することで、業務フローの可視化と透明性が向上し、管理業務の負荷軽減と全体的な業務効率の改善が期待できます。
アイコネクトは、企業向けに特化したオンライン車両予約システムEZBookingを開発しました。
EZBookingを導入することで、車両の予約申請や承認、配車、レポート作成まで、すべての業務プロセスを一つのシステムに集約できます。
これにより、車両管理はよりシンプルかつ正確になり、状況を常に把握しやすい運用を実現します。
EZBookingシステム紹介
EZBooking は、企業向けに設計されたオンライン車両予約システムです。従業員、管理職、車両管理者のすべてにとって、社用車・共用車の管理をシンプルかつ効率的にします。
★ 従業員は、Web 画面から利用したい時間帯と車両を選択して予約申請を行います。申請後、システムが自動で予約完了の通知メールを送信し、同時に承認のため管理職へ申請を回付します。
★ 管理職は、場所を問わずいつでも予約内容を確認し、承認または却下が可能です。オフィスに戻って書類にサインする必要はありません。
★ 管理者は、車両の割り当てやドライバーの指定を行い、予約申請の承認・却下をシステム上で直接管理できます。
★ 自動通知機能により、各ステップで関係者全員へ情報が共有されます。関係者にはメール通知を送信し、ドライバーには LINE 通知を配信します。その結果、すべての関係者が常に最新かつ整合性のある情報を把握できます。
★ 費用レポート機能では、管理者が移動にかかる費用を記録し、日次・月次のレポートを Excel 形式で出力できます。
すべての情報を一つのシステムに集約することで、EZBooking は書類作業を削減し、入力ミスや情報の不整合を最小限に抑えます。さらに、すべてのユーザーが予約状況をリアルタイムで把握できるようになります。
当社EZBooking の開発チームは、プラットフォームの継続的な改善に取り組んでいます。継続的な品質向上を実現するために、お客様から寄せられるご意見やフィードバックを積極的に取り入れています。これらの声をもとに、既存機能の改善を行うとともに、新たな機能を追加しています。
その結果、EZBooking は実際の業務利用や変化するビジネスニーズに、より一層適したシステムへと進化し続けています。
EZBooking の機能アップデート
多言語対応
EZBooking の最新アップデートでは、従来の英語に加え、タイ語と日本語を含む 3 言語に対応しました。
ユーザーは自身の利用環境や好みに応じて言語を選択できます。選択した言語に合わせて、メニュー、操作ボタン、システムメッセージがすべて表示されるため、操作内容を直感的に理解しやすくなります。
その結果、操作時の混乱を軽減し、全体的な使いやすさが向上するとともに、誤解による操作ミスの防止にもつながります。
ドライバー向け「業務終了」機能によるステータスの即時更新
予約時間よりも早く移動が終了した場合、ドライバーはシステム上の 「業務終了」 機能を選択することで、作業完了をその場で確定できます。
操作が完了すると、EZBooking はステータスを 「予定より早く終了」 として自動更新し、実際の終了日時やドライバー名などの関連情報を記録します。
これにより、システム上のデータは常にリアルタイムの状況を正確に反映します。
この迅速かつ実用的なステータス更新により、社用車・共用車の管理をより効率的に行うことが可能になります。具体的には、次のような効果が期待できます。
✅ 他の従業員が続けて車両を予約・利用できるようになる
✅ 組織全体における車両稼働率の向上につながる
利用当日の実際の乗車人数を確認
車両利用当日の実際の乗車人数を確認できる新しい画面を追加しました。
この画面では、予約申請時に登録されたすべての乗車予定者を一覧で表示します。
当日実際に乗車しなかった方がいる場合は、ユーザーがその場で情報を修正し、システムに保存できます。
本機能により、移動記録は実際の利用状況をより正確に反映できるようになり、以下の点で組織を支援します。
✔ 実際の乗車人数を正確に把握できる
✔ 予約情報と実利用データの差異を最小限に抑えられる
✔ 安全管理、内部監査、組織のリスクマネジメントに活用できる
EZBooking は、使いやすさ、データの正確性、そして運用の柔軟性といったあらゆる側面において、組織のニーズをより的確に支援できるよう、継続的に進化を続けています。
組織の業務スタイルがどのようなものであっても、EZBooking はそれぞれの要件に合わせて柔軟にカスタマイズ可能です。日々の社用車・共用車管理を、よりシンプルかつ効率的に実現します。
EZBookingのリーフレットをダウンロードするにはここをクリックしてください。
EZBookingのデモ版をご覧になりたい方は、どうぞお気軽に「アイコネクト」までご連絡ください。
