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デジタル時代において、多くの組織はペーパーレスオフィスへの移行に課題を抱えています。従来の文書承認プロセスはボトルネックとなり、業務の効率性や俊敏性を阻害しています。
例えば、営業担当者が急いで見積書を顧客に送らなければならないにもかかわらず、上司からの複数の承認を待つ必要がある状況をご想像ください。文書は承認者から次の承認者へと渡るのに時間がかかり、進捗状況の追跡も煩雑です。さらに、文書が途中で紛失するリスクも存在します。これらは、多くの組織が直面する一般的な課題です。
弊社アイコネクトでは、これらの課題を解決するために設計されたシステム『EZApprove』をご紹介いたします。
EZApproveとは？
EZApproveは、承認プロセスを革新し、シンプルかつ迅速にするために設計されたワークフローシステムです。最新技術と直感的なインターフェースの組み合わせにより、カスタムテンプレートの作成が簡単になり、スマートフォンから手軽に承認を行うことが可能です。さらに、従来数日かかっていた承認時間を数分に短縮し、リアルタイムでステータスの追跡ができるため、従業員の業務効率が向上します。
EZApproveは、ワークフローの自動化を目指す中小規模の組織に最適です。これには、休暇申請、経費精算、重要書類の承認などが含まれます。
EZApproveの主な機能
✔ 理想のドキュメントテンプレートをデザイン
直感的なドラッグ＆ドロップ機能を使って、ニーズに合わせたカスタムテンプレートを簡単に作成できます。コーディングスキルは一切不要です。EZApproveは、あらゆるワークフローに対応する多彩なコンポーネントを提供しています。
- フリーテキスト入力フィールド：氏名、住所、その他の詳細情報など、自由記述式の質問に対応できます。
- 選択オプションの追加：チェックボックスやドロップダウンメニューを使って、簡単に回答を選択できます。
- ファイルアップロード機能：資料や画像をフォームに直接添付できます。
- 日付・時刻の入力形式：正確な記録管理のため、日付や時刻のフォーマットを設定できます。
✔ 承認ワークフローの設定
- フォームの種類に応じて、柔軟に承認ステップを設定できます。
- 複数の承認者による多段階の承認プロセスを構築可能です。
- 主承認者が不在の場合でもスムーズに処理が行えるよう、承認の委任が設定できます。
✔ 自動通知機能
自動メール通知により、承認プロセスの効率化を実現します。リクエストが送信された瞬間、承認者に即座に通知が届くため、迅速な対応が可能になり、業務効率が向上します。
✔ スマートダッシュボード
- すべての承認状況をリアルタイムで即座に確認できます。
- 保留中、承認済み、却下された申請を一目で追跡でき、詳細をクリックするだけで各項目にすぐにアクセス可能です。
✔ レポート生成
- 送信された各フォームの詳細なサマリーレポートを自動生成し、承認プロセスに関する明確なインサイトを提供します。
- インタラクティブなグラフで視覚的にレポートを表示し、カスタマイズ設定により好みに合わせた調整が可能です。
EZApproveの使用例
購買部門
- コンピュータ、サーバー、その他のオフィス用品などの機器購入リクエストの承認を行います。
- システム保守や清掃サービスなど、組織運営に必要なサービスの調達を承認します。
- 生産に必要な原材料や部品の購入申請を迅速に承認します。
人事部門
- 従業員の休暇申請を迅速かつ効率的に処理します。
- 対象従業員の交通費精算や残業手当の申請を管理・承認します。
- 従業員の研修申請における承認プロセスを効率化します。
IT部門
- 新しいソフトウェアのリクエストを承認します。
- ネットワークシステム、データベース、メールプラットフォームなど、重要システムへのアクセスを許可します。
- IT機器の修理およびメンテナンスのリクエストを承認します。
経営陣
- 事業計画、マーケティング計画、製品開発計画などの戦略的文書を承認します。
- 販売契約、サービス契約、パートナーシップ契約など、事業契約の承認を行います。
- 売買契約書やプロジェクト予算を効率的かつ正確に承認します。
貴社へのメリット
- 作業効率の向上
EZApproveは、文書承認プロセスを効率化し、従業員がより迅速かつ効率的に作業できるようにします。承認待ちの時間を無駄にすることなく、業務の流れをスムーズにします。
さらに、承認プロセスをリアルタイムで追跡できるため、運営の透明性が向上し、、効果的な監視と管理が実現します。
- 文書紛失のリスクの軽減
EZApproveシステムを通じて承認を提出することで、送信中や保管中の書類紛失リスクを最小限に抑えられます。データは安全に保存され、認可されたユーザーのみがアクセス可能です。
- ペーパーレス環境への対応
ペーパーレスなワークフローへの移行は、紙文書の購入や保管にかかるコストを削減するだけでなく、環境への負担も最小限に抑えます。
EZApproveを活用すれば、組織のペーパーレス化が容易になります。ユーザーはどこからでもオンラインでシステムにアクセスでき、文書の検索や追跡も迅速かつ簡単に行えます。
EZApprove は、組織内の申請および承認プロセスを簡素化し、従業員と管理者の双方にとってスムーズなワークフローと高い柔軟性を実現します。
EZApproveのリーフレットをダウンロードするにはここをクリックしてください。
EZApproveのデモ版をご覧になりたい方は、どうぞお気軽に「アイコネクト」までご連絡ください。
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イメージ：Freepik
