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企業の大きさに関係なく、どんな組織にも「毎日やらざるを得ない定型業務」が存在します。たとえば、Excel へのデータ入力、文書承認の進捗チェック、ステータス通知の送信、顧客情報の記録……。
こうした作業は欠かせない一方で、大量の時間を奪い、本来もっと価値のある業務に使えるはずのリソースを圧迫しがちです。
そこで今、多くの組織が注目しているのが 業務自動化 です。
業務負荷を減らし、プロセスをシンプルにし、チーム全体の生産性を大幅に引き上げるための、大きな一歩となります。
中でも強力な選択肢として広く利用されているのが Microsoft Power Automate です。
プログラミング知識がなくても、複雑な業務フローを素早く自動化できるため、誰でも簡単に「働き方を変える仕組み」を作り上げることができます。
Microsoft Power Automateとは?
Power Automate は、Microsoft Power Platform を構成する製品の一つで、プログラミング経験のないユーザーでも自分で自動化ワークフローを構築できるよう設計されています。ドラッグ＆ドロップ中心の分かりやすいインターフェースと、条件設定を組み合わせる「ブロック遊び」のような感覚で、一般ユーザーから IT 担当者まで幅広く活用でき、従来必要だった開発工数を大幅に削減できます。
ユーザーはまずノーコードで自動化を作成でき、さらに高度なカスタマイズが必要な場合はローコードによって最小限のスクリプトを追加し、柔軟にロジックを組み込むことも可能です。これにより、必要に応じて複雑なシナリオにも対応できる拡張性が確保されています。
もう一つの大きな強みは、組織内外の幅広いシステムと連携できる点です。例えば、次のようなサービスと接続できます。
- Microsoft 365 (Outlook、Teams、SharePoint)
- Excel、OneDrive
- Power BI
- SQL Server、Oracle
- SAP、Salesforce
- Line、Email
- 各種CRM / ERPシステム
豊富なコネクタを活用することで、複数のシステム間でデータをシームレスに連携させるワークフローを簡単に構築できます。アプリを何度も開き直したり、情報を手作業でコピーしたりする必要はありません。
各部門における実際の活用例
1. 人事部門
• 試用期間の期限通知
毎月多くの新入社員が入社する場合、試用期間の終了日を失念することで問題が発生することがあります。Power Automate を活用することで、このプロセスを効率化できます。Excel ファイルや人事システムから「入社日」や「試用期間ステータス」を自動で取得し、試用期間終了の30日前などに人事担当者や上司へ事前通知を送信します。これにより、評価準備のための十分な時間を確保できます。
• 新入社員のオンボーディング
人事担当者がシステムまたは Excel ファイルに新入社員情報を登録すると、Power Automateが以下の作業を自動化できます。
- 会社案内、就業規則、必要書類などを添付した歓迎メールの送信
- 必要書類の準備、ユーザーアカウント作成、IT部門への機器準備依頼など、人事用チェックリストの自動生成
- 上司および関係部署へ、新入社員情報や準備事項をMicrosoft Teams経由で通知
2. 会計・財務部門
• 請求書の支払期限リマインダー
経理担当者は、支払期限が近い請求書を確認するために、毎日ExcelやERPシステムをチェックする必要がなくなります。Power Automateが自動的に期限を確認し、営業チームや財務チーム、または顧客へ直接メールでリマインダーを送信できます。例えば、支払期限の7日前に通知を行うことで、支払漏れや遅延を防止します。
• OneDrive に領収書をアップロードしてデータを自動読み取り
スタッフが領収書をスキャンまたは撮影してOneDriveやSharePointのフォルダーにアップロードすると、Power AutomateとAI Builderが画像から情報を読み取ります。日付、伝票番号、金額、仕入先名などの項目を自動的に抽出し、Excelテーブルやデータベースへ自動登録します。これにより手入力作業が削減され、入力ミスも防止できます。
• ERPシステムとの連携による支払状況の自動更新
財務チームがERPシステムで支払い処理を完了すると、Power AutomateがERPやデータベースから支払状況を取得し、ExcelやSharePointのデータを自動更新したり、関係部署へ支払い完了の通知メールを送信したりできます。これにより、全員が最新の情報を共有できます。
3. 購買部門
• 購買承認フローの自動化
オンラインフォームから購買依頼（PR）が提出されると、Power Automateにより自動承認ワークフローを構築できます。例えば、次のような条件分岐が可能です。
- 金額が5万バーツ未満の場合：部門長へ承認依頼を送信
- 金額が5万バーツ超の場合：マネージャーまたは経営層へ承認依頼を送信
システムは、承認／却下ボタン付きのメールやTeams通知を送信できます。
承認結果はリアルタイムでシステムに記録されます。
• 発注ステータスの追跡と関係者への通知
購買依頼が承認されると、Power Automateが自動的に発注書（PO）を作成し、ステータスを更新できます（例：「納品待ち」「入庫済み」「請求書待ち」など）。
その後、倉庫担当、経理部門、申請者などの関係者にステータス更新を通知することができます。これにより、全員が同じ最新状況を把握できます。
• Excel データの集計と日次購買サマリーメールの自動送信
毎日の業務終了時に、Power AutomateがExcelやデータベースから購買データを取得し、自動で集計レポートを作成できます。
このサマリーレポートを、マネージャーや経営層にメールで自動配信することで、日次報告書を手作業で作成する手間を削減できます。
4. IT部門
• サポート用メールからチケットを自動作成
Power Automate は、ITサポートチーム宛てに送信されたメールを読み取り、ヘルプデスクのチケットを自動的に作成できます。メールの件名をチケットのタイトルとして使用し、本文を問題内容として登録することが可能です。
また、チケット番号を自動付与し、「ご依頼を受け付けました」という自動返信を従業員へ送信することもできます。これにより、IT担当者が手動でチケットを作成する作業が不要になります。
• 入退社に伴うユーザー権限を自動調整
人事担当者が Excel、SharePoint、または人事システムで新規社員の登録や「退職」ステータスへの更新を行うと、Power AutomateはAzure AD / Microsoft 365と連携し、
新入社員には必要なシステムアクセスを付与し、退職者にはアカウントの無効化や権限削除を自動的に実行できます。
これにより、アクセス管理が整理され、安全性が向上し、人為的ミスを減らすことができます。
• ログやサーバー状態を監視し、Microsoft Teamsへアラート通知
Power Automateは、ログやモニタリングシステムと連携して、サービス停止、ディスク容量不足、重大エラーなどのイベントを検知できます。
問題が発生した際には、Microsoft Teamsへのメッセージ送信やITチームへのメール通知を即座に行います。
これにより、ITスタッフはリアルタイムで問題を把握し、迅速に対応することが可能になります。
Power Automateの利点
開発者の視点
✔ ドラッグ＆ドロップによる開発時間の短縮
大量のコードを書かなくても、ドラッグ＆ドロップ操作やシンプルな UI 設定でワークフローを構築できます。その結果、開発にかかる時間を大幅に短縮できます。
✔ 習得しやすく、各部門が自らワークフローを構築可能
ノーコード／ローコード基盤であるため、どの部門の担当者でも簡単に自動化を学び、自部門向けのワークフローを構築できます。
IT 部門の負荷軽減にもつながり、各部門が自らの業務に合ったソリューションを作りやすくなります。
✔ コネクタによるスムーズなシステム連携
Power Automateには多数のコネクタが用意されており、既存システムをクラウドサービスや SaaSと容易に連携できます。
例えば、Excel と SAP、SharePoint と CRM システムの連携、または API を用いたデータ取得などが可能です。
これにより、レガシーシステムと新しいプラットフォームを円滑に共存させることができます。
✔ 再デプロイ不要で即時にワークフローを修正・改善
従来の開発では、変更のたびにビルド・テスト・デプロイが必要ですが、Power Automateでは条件の編集、アクションの追加、ステップの削除などを即時に実施できます。
保存後すぐに更新されたワークフローが利用可能となり、開発の複雑さを軽減し、システム停止時間を最小限に抑えます。
利用者の視点
✔ 繰り返し作業の削減と、より付加価値の高い業務への集中
日々のデータ入力、リマインドメールの送信、進捗管理といった定型業務をシステムが自動で処理します。これにより、利用者はより価値の高い業務に時間を割くことができます。
✔ 手作業によるミスの削減
データのコピー、日付確認、数値計算、アプリ間のデータ連携などをシステムが自動化することで、人為的なミスを大幅に減らせます。
保存忘れ、入力ミス、誤送信といったヒューマンエラーが起こりにくくなります。
✔ リアルタイムの通知とタスクの更新
Power AutomateはメールやMicrosoft Teamsを通じてアラートを送信できます。
承認状況、データ変更、注意が必要な事項などを即座に把握できるため、タスク処理がより迅速になります。
✔ タスクの追跡が容易になり、透明性が向上
逐一フォローアップする必要はありません。システムがリアルタイムでステータスを表示し、「現在どの工程か」「誰が承認済みか」「誰が未対応か」といった情報が一目で分かります。
その結果、ワークフローの透明性が向上し、監査もしやすくなります。
組織の視点
✔ 全部門の業務スピードを向上
プロセスが自動化されることで、組織全体の業務処理が迅速になります。ボトルネックが減り、データ管理や日常業務の効率が大幅に改善されます。
✔ 人件費と作業時間の削減
これまで手作業で行っていたデータ入力、リマインド、文書チェックなどをシステムが自動で処理できるようになります。その結果、全体的な業務コストを削減できます。
✔ 正確性と一貫性の向上
自動化は、あらかじめ定義されたルールに基づいてタスクを実行するため、人為的なミスを減らし、より安定し標準化されたワークフローを実現します。
✔ デジタルワーク文化の促進
Power Automate により、各部門が自ら自動化を構築する文化を育てることができます。これは、現代の組織に必須である「デジタルファースト」な思考を推進します。
✔ デジタル化と将来のAI活用へ向けた土台づくり
堅牢な自動化基盤が整うことで、AIを活用したデータ分析、予測分析、さらなる自動化へと発展できます。
Power Automateは、将来に強い組織をつくるための大切な基盤になります。
当社のサービス
Power Automateを効果的に導入できるよう、当社では下記の通り包括的なサービスを提供します。
1. Power Automateコンサルティングサービス
- 業務上の課題を分析し、自動化に適した業務プロセスを特定します。
- お客様のシステム環境とニーズに最適なワークフローを設計します。
- 将来的な拡張にも対応できる自動化アーキテクチャを提案します。
2. 専門チームによるPower Automate開発サービス
- エンドツーエンドの自動化ワークフローを開発します。
- 人事システムや各種データベースなど、社内システムとの連携を実装します。
- クラウドサービスや外部Webサイトなど、外部システムとのデータ連携を構築します。
- 納品後の保守及び改善サービスを提供します。
3. 従業員およびシステム管理者向けPower Automate研修
従業員がPower Automateを業務に活用できるように、企業向け研修を提供します。研修では、Microsoft Power Automateを使用した自動化（RPA：Robotic Process Automation）構築の基礎を扱います。 RPAの専門開発者が講師を務め、お客様に最適な自動化ツールやアプローチについてアドバイスすることも可能です。
当社の相談サービス、システム開発サービス、または Power Automate 研修についてご興味をお持ちの方は、どうぞアイコネクトまでご連絡ください。
