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多くの組織では、従業員の社外勤務に対応するために、社用車が必要となります。複数の車を持っている場合、紙文書や電話で車の予約・手配を行うことはミスが起こる可能性があります。
アイコネクトは、社内向け社用車予約システムを開発しました。このシステムにより、従業員や管理者が効率的に車の予約・手配作業を出来るようになります。管理者に車予約用紙文書を送ったり、電話で確認したりする必要はありません。
３つの主要な機能で社用車の予約・手配が簡単になります。
１．社用車の予約：元々は紙文書で社用車を予約していましたが、現在はシステム上で予約するように変更されます。必要な情報を入力して予約の申請を送信するだけで予約が完了します。その後、通知メールがマネージャー、管理者および関係者に送信されます。
また、Googleマップから目的地の位置を追加できるため、管理者やドライバーは正確な目的地までの経路を把握します。
２．予約の承認：承認者（マネージャー）は従業員の予約メールを受け取ったら、メール内のリンクをクリックしてシステムにログインできます。その後、予約内容を確認して承認手続き（承認・拒否）を行うことが可能です。
３．社用車手配：承認が完了した後、管理者に通知メールが自動的に送信されます。
管理者は予約内容を確認し、必要な情報を入力し、各リクエストに適した車を手配することができます。手続きが完了すると、予約確認情報を関係者にメールで通知します。
また、管理者は、以下の場合にもこの機能を利用できます。
・予約した情報が正しくない場合、管理者は従業員に情報を修正して再度送信するようそのリクエストを返却することができます。
・手配した車情報を編集し、編集した情報を関係者にメールで通知することができます。
・従業員が車の利用を希望しなくなった場合、予約をキャンセルできます。
月次社用車予約レポート
全ての車予約データはシステムに保管され、月次データをExcelファイルに出力することが可能です。そのデータを用いて、プロジェクトのコストや各部門のコストを計算し、経理部門への共有も容易に行うことができます。
社用車予約システムのメリット
・車予約から予約の承認、車手配までのプロセスを1つのシステムで完了することにより、効率的に仕事を出来るようになります。
・社用車予約用紙資料の紛失などのヒューマンエラーを防止します。
・紙文書のコストを削減します。
・関係者間（予約者、承認者、管理者、経理部門）の情報共有プロセスをより効率的にします。
社用車予約システムをご検討の方、車の予約・手配にお悩みをお持ちの方、このシステムのデモ版をご覧になりたい方は、どうぞお気軽に「アイコネクト」までお問い合わせください。
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