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ペーパーレスシステムは、紙の文書をデジタル形式で保持し、紙の使用を減らす方法です。これは紙を節約する概念です。
次のような問題を抱えている企業がたくさんあることでしょう。
・大量の書類が毎年増加している。
・紙の購買、保管、処分に関するコストが徐々に上がっている。
・ある書類が処理中に紛失してしまう可能性があり、それらの紛失した書類を追跡しにくく、新たに再作成する必要がある。
・承認プロセスに時間がかかる。紙での申請書を承認するのは時間がかかり、承認フローの遅延に繋がっている。
・書類の検索や確認にも時間がかかる。
・紙の文書は、権限のない人に見られる可能性がある。
これらの問題に直面している企業に対して、弊社のペーパーレスシステムがお役に立つと考えます。
書類を管理するペーパーレスシステムは次のようなメリットがあります。
- 紙のコストを削減。
- 書類は電子化されてサーバー上に保存されやすくなり、何か問題あれば、データを復旧することが可能。
- パスワードを暗号化するため、データのセキュリティが強化される。
- オンラインでの承認フローを作成し、作業効率を改善。
このペーパーレス・ソリューションが取り扱っている書類は、例えば以下のドキュメントになります。
・従業員に送信できる電子給料明細書
・電子源泉徴収証明書（50Tawi）
・その他の個人電子証明書
・電子購買システムにより発行される電子注文書
上記の利点に加えて、新型コロナウィルスパンデミックの間、このペーパーレスシステムは、必要のない接触を防ぐことができ、在宅勤務中の従業員が書類を便利に送受信できます。
ペーパーレスシステムをより詳しく知りたい方は、ぜひ弊社「アイコネクト」までお問い合わせください。
