เครื่องมือช่วยวิเคราะห์และพัฒนา Employee Engagement

Employee Engagement คืออะไร มีความเกี่ยวข้องและสัมพันธ์กับบริษัทอย่างไร

Employee Engagement หมายถึง ความรู้สึกอยากมีส่วนร่วมต่อองค์กร รวมไปถึงความผูกพันทั้งทางจิตใจ อารมณ์ ความคิด เป็นภาวะที่พนักงานมีแรงจูงใจ มีพลังงานที่มุ่งมั่นและทุ่มเท อยากทำงานด้วยความกระตือรือร้น เพื่อให้เป้าหมายที่องค์กรวางไว้เกิดความสำเร็จตามที่ตั้งไว้

เมื่อพนักงานมี Employee Engagement จะสร้างพฤติกรรมในเชิงบวกได้ 3 เรื่อง (3-S) คือ

การพูด (Say) ใช้คำพูดที่ดีเมื่อพูดถึงองค์กร และเพื่อนร่วมงาน
การอยู่ (Stay) ความรู้สึกอยากอยู่ทำงานต่อให้องค์กรเดิม แม้จะได้รับข้อเสนอใหม่จากองค์กรอื่น
การพยายามอย่างสุดความสามารถ (Strive) ความตั้งใจทุ่มเทให้งานอย่างเต็มที่ การคิดค้น ริเริ่มไอเดียใหม่ๆ และตั้งใจทำงานแบบเกินคาดหวังเพื่อให้งานเกิดความสำเร็จ

ผลจากการที่พนักงานเกิดความมุ่งมั่นในการทำงาน จะทำให้ช่วยลดโอกาสในการลาออก ส่งผลให้บริษัทสามารถประหยัดงบประมาณ ลดเวลาในการหา หรือ training พนักงานใหม่ นอกจากนี้ยังส่งผลให้ประสิทธิภาพในการทำงานเพิ่มขึ้น เมื่อพนักงานเกิดความเข้าใจ ตั้งใจในการทำงาน จะทำให้เกิดการแก้ไขปัญหาที่ตรงประเด็นในเวลาอันสั้น ส่งผลให้บริษัทสามารถสร้างผลกำไรได้มากขึ้นตามลำดับ

กลยุทธ์ในการสร้าง Employee Engagement

1. สร้างช่องทางการสื่อสาร

หลังจากจัดเตรียมแผนดำเนินการของทีมแล้ว ให้ทำการสื่อสารกับพนักงานให้เกิดความเข้าใจเพื่อให้ดำเนินการตามแผนได้อย่างถูกต้อง การสื่อสารระหว่างหัวหน้าและพนักงานจะช่วยส่งเสริมสภาพแวดล้อมการทำงานให้ดีขึ้น ส่งผลให้ทำงานได้มีประสิทธิภาพ ตัวอย่างช่องทางสื่อสาร เช่น Company Newsletter ช่วยให้พนักงานสามารถติดตามข่าวสารบริษัทได้ง่าย

2. สร้างระบบตอบรับแบบเชิงรุก

เปิดให้พนักงานมีส่วนร่วมในการแสดงความคิดเห็น เปิดช่องทางรับคำติชมเชิงสร้างสรรค์เรื่องงาน เป็นวิธีสร้างความไว้วางใจระหว่างพนักงานและบริษัท สามารถนำผลที่ได้ไปหาวิธีลดอัตราการลาออกของพนักงานได้

3. ให้อิสระแก่พนักงาน

ทำให้พนักงานรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งขององค์กร หากพนักงานได้แสดงความเป็นผู้นำ มีอำนาจตัดสินใจในงานที่ทำ จะทำให้รู้สึกพึงพอใจที่มีส่วนร่วมและทำงานได้มีประสิทธิผลตามบทบาทของตนเองมากขึ้น

4. หาเวลาทำกิจกรรมทางสังคม

เตรียมแผนการจัดหากิจกรรมเสริม จูงใจให้พนักงานมีส่วนร่วม ได้สนุกผ่อนคลาย นอกเหนือจากงานที่ทำอยู่

5. นำ Employee Engagement Platform มาใช้รวบรวมข้อมูล

ใช้ software รวบรวมความคิดเห็นพนักงาน วิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึก เพื่อนำไปพัฒนาทักษะความเป็นผู้นำและส่งเสริมให้พนักงานมีส่วนร่วมกับองค์กรในแต่ละด้าน

6. เปิดโอกาสในความก้าวหน้าทางสายอาชีพ

สิ่งหนึ่งที่เป็นแรงจูงใจพนักงานที่จะมุ่งมั่นและต้องการมีส่วนร่วมในเป้าหมายขององค์กรคือ การให้โอกาสได้มีความก้าวหน้าในสายอาชีพที่ทำ

7. ให้รางวัลแก่ผู้ที่มีผลงานยอดเยี่ยม

เมื่อพนักงานทำงานสำเร็จ ควรมีการยกย่องและแสดงความยินดีในความสำเร็จที่เกิดขึ้นด้วยการให้รางวัลเพื่อให้พนักงานเกิดความรู้สึกมีคุณค่า พร้อมที่จะมุ่งมั่นทำงานต่อๆ ไปให้สำเร็จตามเป้าหมาย

ปัจจุบันการสรุปข้อมูลสำหรับช่วยในเรื่องวิเคราะห์และพัฒนา Employee Engagement มีตัวช่วยที่เป็น software หลายตัว โดยจากการสำรวจในปี 2023 พบว่ามี Tools ที่ถูกนำมาใช้บ่อยๆ ดังนี้

WorkTango

เป็นแพลตฟอร์มที่สามารถแสดงข้อเสนอแนะจากพนักงานแบบเรียลไทม์ สรุปรายงานการให้รางวัล ยกย่องพนักงาน เป็นศูนย์กลางการสื่อสารระหว่างพนักงานและผู้บริหาร โดยแพลตฟอร์มนี้ มีฟีเจอร์หลักๆ 3 อย่างคือ

Social Hub: ศูนย์กลางสำหรับพบปะพูดคุยกัน เป็นพื้นที่ทำงานที่รองรับรูปแบบการทำงานแบบHybrid Model และ SMART Workplace
Coaching and Manager Reports: หัวหน้างานสามารถรับรู้และตรวจสอบปัญหาที่เกิดขึ้นของพนักงานได้ทันที
Analytics: มีรายงานให้หัวหน้างานใช้วิเคราะห์ข้อมูลแบบเชิงลึกได้

2. Awardco

เป็นโปรแกรมแลกรางวัล ซึ่งนอกเหนือจากการให้บัตรของขวัญ หรือบัตรที่ระลึกแล้ว พนักงานยังสามารถเลือกของขวัญเป็นกิจกรรมในรูปแบบต่างๆ ได้เช่น การแลกบัตรเข้าพักในโรงแรม การเลือกบริจาคเงินเพื่อการกุศล การเลือกสินค้าที่วางขายบน Amazon เป็นต้นโดยแพลตฟอร์มนี้ มีฟีเจอร์หลักๆ 3 อย่างคือ

Automated incentives: พนักงานสามารถกำหนดวันว่างของตนเองไว้ แล้วระบบจะจัดการเสนอโปรแกรมที่ช่วยสร้างแรงจูงใจพนักงานมีส่วนร่วมในโครงการริเริ่มที่เกิดขึ้น เพื่อทำงานให้สำเร็จตามเป้าหมาย
Company initiatives: พนักงานสามารถเสนอโปรแกรมให้เพื่อนร่วมงานเข้ามามีส่วนร่วมทำกิจกรรมเช่น โปรแกรมเพื่อสุขภาพ การทำกิจกรรมอาสาหรือการตั้งเป้าหมายรายเดือนของทีม
Company Value tie-in: พนักงานเลือกเขียนชมเชย ยกย่องเพื่อนร่วมงานที่สร้างผลงานให้กับบริษัท

3. CultureMonkey

เป็นเครื่องมือใช้บันทึกคำติชมของพนักงาน องค์กรสามารถนำข้อมูลไปรวบรวม วิเคราะห์ และดำเนินการตามความคิดเห็นของพนักงานที่นำเสนอมา โดยเน้นประเด็นสำคัญเป็นหลัก แพลตฟอร์มนี้ยังสามารถประยุกต์ใช้บน Mobile ได้ด้วย ทำให้องค์กรสามารถสำรวจ ติดตามความคิดเห็นพนักงานได้ง่าย

ฟีเจอร์ที่น่าสนใจมีดังนี้

50+ employee survey templates: มี template สำหรับใช้สำรวจความคิดเห็นของพนักงานมากกว่า 50 แบบ และบริษัทเองยังสามารถเพิ่มคำถามประยุกต์ให้เข้ากับรูปแบบองค์กรได้
HRMS integration: สามารถใช้ร่วมกับเครื่องมือ HRMS ชั้นนำ ได้แก่ Darwinbox, Zoho People, Okta, SAP, Keka เพื่อกำหนดแบบสำรวจเองและวิเคราะห์ได้แบบเรียลไทม์
Anonymous conversations: สามารถสนทนา แสดงความคิดเห็นโดยไม่จำเป็นต้องระบุชื่อผู้แสดงความคิดเห็น
Actionable insights: มี AI สำหรับระบุประเด็นหลักจากแนวโน้มการเสนอความคิดเห็นของพนักงาน พร้อมมีข้อเสนอแนะในการจัดการแก้ไขปัญหาได้เร็วขึ้น หากจัดการเร็วก็จะทำให้พนักงานเกิดความพึงพอใจมากขึ้นนั่นเอง

นอกเหนือจาก 3 แพลตฟอร์มข้างต้น ยังมีอีกหลาย platform ที่นิยมนำมาใช้ แต่ต้องพิจารณาตามรูปแบบองค์กรและวัตถุประสงค์ที่สามารถตอบโจทย์ในเรื่องการสร้างความสัมพันธ์อันดีของพนักงานกับองค์กร เพื่อให้พนักงานทำงานได้อย่างมีความสุข และองค์กรเองสามารถบรรลุเป้าหมายตามที่วางแผนไว้

ที่มา:

https://recognizeapp.com/cms/articles/an-engagement-plan-for-employees-how-to-get-a-more-engaged-workforce

https://www.culturemonkey.io/employee-engagement/employee-feedback-tools/

https://snacknation.com/blog/employee-engagement-software/

ภาพ :

https://recognizeapp.com/cms/articles/an-engagement-plan-for-employees-how-to-get-a-more-engaged-workforce

https://www.segalbenz.com/blog/Successful-comms-strategies-leverage-channel-strengths